Sitzplan-App Tour: So erstellen und verwalten Sie Sitzpläne mit SeatPlanning
Ob Sie eine Hochzeitsfeier, eine Unternehmensgala oder sogar ein Klassenzimmer-Layout planen – Sitzordnungen können Ihre Veranstaltung machen oder brechen. Deshalb wurden Tools wie SeatPlanning entwickelt, um den Stress bei der Verwaltung der Sitzplätze zu nehmen und gleichzeitig RSVPs an einem Ort zu organisieren.
In diesem Artikel führen wir Sie durch eine Schritt-für-Schritt-Tour von SeatPlanning und zeigen, wie unsere Sitzplan-App Ihnen hilft, Layouts zu gestalten, Gästelisten zu importieren, RSVPs zu sammeln und polierte Exporte zu erstellen.
Schritt 1: Ein Sitzplan-Projekt erstellen
Die Reise beginnt mit der Erstellung eines neuen Projekts:
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Füllen Sie Name, Beschreibung und optional Ort/Datum für Ihre Veranstaltung aus.
Chart erstellen
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Wählen Sie zwischen Vorlagen (wie Hochzeitsempfang, Hochzeitszeremonie oder Unternehmensveranstaltung) oder beginnen Sie von Grund auf.
Vorlage wählen
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Definieren Sie die Anzahl der Tische, Plätze pro Tisch und passen Sie Tischstile an (Rahmen, Hintergrundfarben).
Tische konfigurieren
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Entscheiden Sie, welche Felder für jeden Platz gesammelt werden sollen: Vorname, Nachname, Telefon, RSVP-Bestätigung, E-Mail-Bestätigung, plus benutzerdefinierte Felder (Text, Auswahl, Ja/Nein). Diese Felder erscheinen auch für Gäste während des RSVPs, um sicherzustellen, dass Sie alle benötigten Informationen erfassen.
Platz-Einstellungen
Schritt 2: Plätze aus Excel importieren
Die meisten Eventplaner beginnen mit einer Tabelle. SeatPlanning macht diesen Übergang einfach:
- Importieren Sie Ihre Excel-Datei.
- Ordnen Sie jede Spalte den Feldern zu, die Sie zuvor festgelegt haben (z.B. Vorname, Nachname, Telefon).
- Ordnen Sie Gäste Gruppen zu, die auf dem Sitzplan visuell farbkodiert sind, damit Sie Teams, Familien oder Abteilungen zusammenhalten können.
Diese Funktion allein spart Stunden manuellen Kopierens und Einfügens und verhindert häufige Tabellenfehler.
Plätze importieren
Schritt 3: Ihren Sitzplan visuell erstellen
Jetzt kommt der spaßige Teil: das Gestalten Ihres Plans. SeatPlanning funktioniert wie ein Design-Tool (denken Sie an Figma, aber für Events). Sie können:
- Tische (rechteckig oder rund), Plätze oder Container (wie Stuhlreihen) per Drag & Drop verschieben.
- Textbeschriftungen, Formen, Bilder und Symbole hinzufügen, um Ihr Layout zu personalisieren.
- Farben, Stile und Anpassungen anwenden, bis Ihr Plan genau so aussieht, wie Sie ihn benötigen.
Ihren Sitzplan erstellen
Importierte Plätze erscheinen als nicht zugewiesene Gäste, bereit zum Platzieren. Für Geschwindigkeit können Sie auf "Auto-Zuweisen" klicken und SeatPlanning wird Gäste automatisch an Tische anordnen und Gruppen zusammenhalten.
Schritt 4: Ansichten für einfache Verwaltung wechseln
Nicht jeder liebt visuelles Design, daher bietet SeatPlanning auch eine Listenansicht:
- Sehen Sie Tische als Karten mit darunter aufgelisteten Plätzen.
- Ziehen Sie Plätze per Drag & Drop zwischen Tischen oder heben Sie sie schnell auf.
- Ordnen Sie Tische mit einfachen Ziehbewegungen neu.
Dies macht es einfach, große Gästelisten zu verwalten, ohne im Editor bleiben zu müssen.
Ansichten wechseln
Schritt 5: RSVPs online sammeln
Ein Sitzplan ist nicht vollständig, ohne zu wissen, wer tatsächlich teilnimmt. SeatPlanning löst dies mit integrierten RSVP-Tools:
- Generieren Sie einen eindeutigen RSVP-Link zum Teilen mit Gästen.
- Gäste können nach ihrem Namen suchen, die Teilnahme bestätigen und (falls erforderlich) per E-Mail-Bestätigung verifizieren.
- Benutzerdefinierte Felder werden während des RSVPs ausgefüllt (z.B. Essenspräferenz, Rolle oder Ja/Nein-Fragen).
Während Antworten eintreffen, sehen Sie ein Dashboard mit Statistiken: positive, negative, ausstehende Antworten und Prozentsatz der Antwortrate. Sie können auch manuell Antworten aktualisieren, falls erforderlich.
RSVPs sammeln
Schritt 6: Ihren Sitzplan exportieren
Sobald Ihre Veranstaltung bereit ist, lässt SeatPlanning Sie alles in polierten Formaten exportieren:
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PDF-Export – gestylte Layouts mit Vorlagen (Hochzeits- oder Unternehmensdesigns), einschließlich Tischlisten und Namen. Perfekt zum Teilen mit dem Personal.
PDF-Export
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Excel-Export – jeder Tisch wird als Blatt exportiert. Wählen Sie, welche Felder eingeschlossen werden sollen (Vorname, Nachname, benutzerdefinierte Felder usw.). Ideal für datenintensive Planer.
Excel-Export
Diese Exporte sparen Zeit und geben Ihnen professionelle Dokumentation für Ihre Veranstaltung.
Warum SeatPlanning als Sitzplan-App hervorsticht
Es gibt viele Event-Tools da draußen, aber SeatPlanning bringt alles zusammen:
- All-in-One-Workflow: vom Design bis zum RSVP bis zum Export.
- Visuelle + Listenansichten für flexible Planungsstile.
- Intelligente Gruppenverwaltung, damit Familien, Teams oder Abteilungen zusammenbleiben.
- Anpassbare Felder, um genau die Gästedaten zu erfassen, die Sie benötigen.
Es ist für jeden Eventtyp konzipiert: Hochzeiten, Konferenzen, Bankette, Galas, Klassenzimmer und darüber hinaus.
Abschließende Gedanken
Sitzpläne sind nicht mehr nur darum, Menschen in Stühle zu setzen – sie sind darum, die Veranstaltung nahtlos fließen zu lassen. Mit SeatPlanning können Sie über unordentliche Tabellen hinausgehen und mit Vertrauen, Genauigkeit und Stil Events planen.
👉 Bereit, eine moderne Sitzplan-App auszuprobieren? Treten Sie unserer Warteliste bei oder Erstellen Sie noch heute ein Konto. SeatPlanning hilft Ihnen, klüger zu planen und weniger Stress zu haben.
