Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für Ihre personenbezogenen Daten ist MIVO STUDIO S.R.L., erreichbar unter contact@seatplanning.com. Vollständige Unternehmensangaben (Sitz, Handelsregisternummer und CUI) finden Sie in unserem Impressum. Für die Konto- und Website-Daten, die wir zu eigenen Zwecken verarbeiten (etwa Registrierung, Abrechnung und Analyse), handeln wir als Verantwortlicher, und für die Gästedaten, die Sie über den Dienst erheben, als Auftragsverarbeiter, wie in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag beschrieben. Wir sind nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, und haben keinen benannt; Datenschutzfragen erreichen uns direkt unter contact@seatplanning.com.

2. Welche Informationen wir erheben

Wir erheben Informationen, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen. Eine E-Mail-Adresse ist erforderlich, um ein Konto zu erstellen und damit wir einen Vertrag mit Ihnen schließen können; ohne sie können wir den Dienst nicht erbringen. Alles Weitere ist freiwillig.

• Name und E-Mail-Adresse, wenn Sie ein Konto erstellen
• Profilangaben, die Sie freiwillig machen
• Abrechnungsdaten, die bei einem Abonnement von unserem Zahlungsdienstleister verarbeitet werden, einschließlich Ihres Landes und einer von Ihnen eingegebenen Steuernummer
• Veranstaltungs- und Gästedaten, die Sie Ihren Sitzplänen hinzufügen (einschließlich Gästenamen, Kontaktdaten und aller von Ihnen konfigurierten RSVP-Felder)
• Besondere Kategorien: Angaben zu Ernährung, Allergien oder Barrierefreiheit, die in ein RSVP-Feld eingetragen werden, können als Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO gelten. Diese Felder sind stets optional, und wir verarbeiten ihren Inhalt nur, um ihn dem Veranstalter zugänglich zu machen, der danach gefragt hat.
• Kommunikation mit uns (Supportanfragen, Live-Chat-Nachrichten und daran angehängte Screenshots, Rückmeldungen)
• Nutzungsdaten, Geräte- und Browserinformationen sowie Einstellungen
• Ihre IP-Adresse, die vorübergehend genutzt wird, um Ratenbegrenzungen anzuwenden und den Dienst vor Missbrauch zu schützen
• Wie Sie zu uns gefunden haben: die Kampagne, die verweisende Website und die Landingpage Ihres ersten Besuchs, festgehalten in einem First-Party-Cookie und Ihrem Konto zugeordnet, sobald Sie sich registrieren

3. Wie wir Ihre Informationen nutzen

Wir nutzen die erhobenen Informationen, um:

• unsere Dienste bereitzustellen, zu betreiben und zu verbessern
• Transaktionen abzuwickeln, Rechnungen auszustellen und Abonnements zu verwalten
• Ihnen technische Hinweise, Sicherheitswarnungen und Supportnachrichten zu senden
• auf Ihre Anmerkungen und Fragen zu antworten
• mit Ihrer Einwilligung die Nutzung zu messen und Produktneuigkeiten zu versenden
• Betrug, Missbrauch und Sicherheitsprobleme zu erkennen, zu verhindern und zu beheben
• Nachvollziehen, welche Marketingkanäle Menschen zu SeatPlanning bringen, und — nur mit Ihrer Einwilligung — der Werbeplattform melden, dass aus einem Klick eine Registrierung oder ein Kauf geworden ist

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): zur Bereitstellung des Dienstes, für den Sie sich anmelden
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) — für nicht notwendige Analyse, Session-Replay, Live-Chat, Werbemessung und Marketing-E-Mails; Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) — um den Dienst sicher zu halten, Betrug und Missbrauch zu verhindern, unsere E-Mail-Zustellbarkeit zu wahren, indem wir nicht erneut an Adressen senden, die unsere Mail abgelehnt haben, und um festzuhalten, welcher Marketingkanal Sie zu uns geführt hat (ausschließlich eine First-Party-Aufzeichnung, die nie weitergegeben wird)
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): zur Erfüllung buchhalterischer, steuerlicher und sonstiger gesetzlicher Anforderungen
• Enthält ein RSVP-Feld gesundheitsbezogene Angaben wie eine Allergie, ist der Veranstalter für die nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO erforderliche ausdrückliche Einwilligung verantwortlich; wir verarbeiten sie nur in seinem Auftrag

5. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine Entscheidungen über Sie, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen und rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, und wir führen kein solches Profiling durch. Wir setzen allerdings einen KI-Assistenten ein, um bei der Beantwortung von Supportnachrichten zu helfen: Wenn eine Antwort vom Assistenten gesendet wird, ohne dass zuvor eine Person sie geprüft hat, wird sie als KI-generiert gekennzeichnet, und Sie können jederzeit im Gesprächsverlauf einen menschlichen Ansprechpartner verlangen.

6. Weitergabe von Informationen

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben sie nur an die Dienstleister (Auftragsverarbeiter) weiter, die uns beim Betrieb von SeatPlanning unterstützen, sowie dort, wo dies zur Erfüllung des Gesetzes oder zum Schutz unserer Rechte erforderlich ist. Alle Auftragsverarbeiter sind durch Auftragsverarbeitungsverträge gebunden.

• an die unten aufgeführten Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter), die Daten in unserem Auftrag verarbeiten
• Mit Werbeplattformen, ausschließlich wenn Sie Analyse-Cookies akzeptiert haben, und nur um zu bestätigen, dass ein Anzeigenklick zu einer Registrierung oder einem Kauf geführt hat — Ihre E-Mail-Adresse wird zuvor gehasht und niemals im Klartext offengelegt
• zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder berechtigter behördlicher Anfragen
• zum Schutz unserer Rechte, unserer Nutzer und der Sicherheit des Dienstes
• im Zusammenhang mit einer Fusion, Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten, mit geeigneten Garantien

7. Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen für den Betrieb des Dienstes die folgenden Anbieter ein. Jeder ist durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden und verarbeitet personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen:

• Supabase: Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher
• Vercel: Anwendungs-Hosting, Content Delivery und cookielose Website-Analyse
• Stripe: Zahlungs- und Abonnementabwicklung (Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsland, ggf. Steuernummer)
• Resend: Versand von Transaktions- und Lifecycle-E-Mails (Empfängeradresse, Name, Nachrichteninhalt)
• PostHog (in der EU gehostet): Produktanalyse und optionale Sitzungsaufzeichnung
• Upstash: Ratenbegrenzung und Missbrauchsschutz (verarbeitet IP-Adressen und E-Mail-Adressen als Nachschlageschlüssel)
• Anthropic: KI-gestützte Supportantworten (Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und der Chatverlauf)
• Live-Chat — die Nachrichten, die Sie uns senden, sowie Name oder E-Mail-Adresse, falls Sie diese angeben. Die Unterhaltungen werden auf unserer eigenen Infrastruktur (Supabase, EU) gespeichert, die Antworten entwirft Anthropic
• Google: Anmeldung mit Google sowie die Adressvervollständigung, die beim Festlegen eines Veranstaltungsortes angeboten wird
• Oblio: Rechnungsstellung und Buchhaltung. Für rumänische Kunden werden Rechnungsdaten über das nationale E-Invoicing-System an die rumänische Steuerbehörde (ANAF) weitergeleitet, wie es das Gesetz verlangt.
• Telegram — interne Betriebsmeldungen an unser eigenes Team sowie Supportunterhaltungen: Ihre Nachrichten, die Antworten unseres Assistenten und eine anonyme Vorgangsnummer (niemals Ihr Name oder Ihre E-Mail-Adresse). Angehängte Screenshots werden nicht dorthin gesendet — sie bleiben auf unserer eigenen Infrastruktur und unser Team öffnet sie über unsere Verwaltungswerkzeuge.
• OpenAI — Messung für ChatGPT Ads, nur wenn Sie Analyse-Cookies akzeptiert haben. Erhält Ihre IP-Adresse, Browserinformationen, die Adresse unserer Website und die Anzeigen-Klick-Kennung sowie bei einer Registrierung oder einem Kauf einen gehashten (nicht umkehrbaren) Wert Ihrer E-Mail-Adresse. Das Pixel setzt eigene Cookies (__oppref und __obref) und kann unterstützte Kundendaten auf der Seite erkennen und vor dem Senden in Ihrem Browser hashen; dies lässt sich nicht separat deaktivieren, sodass nur das Ablehnen der Analyse-Cookies es unterbindet.
• Meta — dieselbe Werbemessung für Facebook- und Instagram-Anzeigen, unter derselben Einwilligungsbedingung und mit denselben gehashten Daten, sofern wir solche Kampagnen schalten.

8. Internationale Datenübermittlungen

Wir halten Daten in der EU/im EWR, wo wir können: Unsere Produktanalyse (PostHog) wird in der EU gehostet, und unser Rechnungsanbieter (Oblio) hat seinen Sitz in Rumänien. Einige Anbieter haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten oder verarbeiten Daten dort, darunter Vercel, Stripe, Resend, Anthropic, Upstash, Google, Telegram sowie — sofern Sie in die Werbemessung eingewilligt haben — OpenAI und Meta. Diese Übermittlungen stützen sich auf geeignete Garantien nach Kapitel V DSGVO: die EU-Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, die Zertifizierung des Anbieters nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework. Schreiben Sie uns an contact@seatplanning.com, um eine Kopie der für einen bestimmten Anbieter geltenden Garantien zu erhalten.

9. Was andere Personen sehen können

Sitzpläne bleiben privat, sofern Sie nichts anderes entscheiden. Wenn Sie die öffentliche Ansicht aktivieren oder einen Einladungslink teilen, beachten Sie bitte, was dieser Link offenlegt:

• Wer den Link hat, kann den Veranstaltungsnamen, das Datum und den Ort, die Sitzanordnung sowie Vor- und Nachnamen jedes Gastes zusammen mit dem RSVP-Status und dem zugewiesenen Platz sehen.
• E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Freitextnotizen von Gästen werden über einen öffentlichen Sitzplan oder einen Einladungslink niemals offengelegt.
• Ein Einladungslink ist ein einziger Link, der an alle Gäste weitergegeben wird, sodass jeder Gast, der ihn hat, die übrige Gästeliste sehen kann.
• Sie können die öffentliche Ansicht deaktivieren, einen öffentlichen Sitzplan mit einem Passwort schützen oder die Freigabe des Links jederzeit beenden.

10. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Veränderung, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören Verschlüsselung bei der Übertragung, Sicherheit auf Zeilenebene in jeder Datenbanktabelle, eingeschränkte Zugriffsregeln für gespeicherte Dateien, Ratenbegrenzung und Signaturprüfung der Webhooks, die wir empfangen.

11. Speicherdauer

Wie lange wir personenbezogene Daten aufbewahren, hängt davon ab, warum wir sie halten:

• Kontodaten: werden aufbewahrt, solange Ihr Konto aktiv ist. Das Löschen Ihres Kontos löscht Ihr Profil, Ihre Sitzpläne, die darin enthaltenen Gästedaten, Ihre Supportgespräche, Ihren E-Mail-Zustellverlauf und alles, was Sie hochgeladen haben.
• Gästedaten: werden für die Dauer des zugehörigen Sitzplans aufbewahrt und gelöscht, wenn Sie diesen Plan oder Ihr Konto löschen.
• Wie Sie zu uns gefunden haben: wird so lange aufbewahrt, wie Ihr Konto besteht, und gemeinsam mit ihm gelöscht.
• Betriebsprotokolle, unabhängig von der Kontolöschung: QR-Einlass-/Check-in-Protokolle 24 Monate, E-Mail-Zustellprotokolle 12 Monate, Support-Unterhaltungen 90 Tage nach der letzten Nachricht und Fehler-/Feedback-Meldungen (einschließlich Screenshot) 18 Monate. Ein geplanter Job entfernt diese nach Ablauf der jeweiligen Frist automatisch.
• Rechnungen und Zahlungsunterlagen: werden so lange aufbewahrt, wie es Buchhaltungs- und Steuerrecht verlangt, in Rumänien zehn Jahre. Sie liegen in unserem Rechnungssystem und nicht in Ihrem Konto.
• Nachweise zum Widerrufsverzicht: Die von Ihnen beim Bezahlvorgang abgegebene Bestätigung wird als Nachweis so lange aufbewahrt, wie ein damit verbundener Anspruch noch geltend gemacht werden könnte, auch nach Schließung Ihres Kontos. Sie wird ohne Ihre Kontokennung aufbewahrt und ist nur mit der Zahlungsreferenz verknüpft.
• Sperrliste für E-Mails: Wenn eine Adresse unzustellbar ist oder unsere Nachrichten als Spam meldet, bleibt diese Adresse auch nach der Kontolöschung auf einer Sperrliste. Sie zu entfernen, würde bedeuten, jemanden wieder anzuschreiben, der uns darum gebeten hat, damit aufzuhören.
• Sie können uns unter contact@seatplanning.com bitten, alles zu löschen, was wir nicht gesetzlich aufbewahren müssen oder dürfen.

12. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht:

• auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten
• auf Berichtigung unrichtiger Daten
• auf Löschung Ihrer Daten ("Recht auf Vergessenwerden")
• auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten oder Widerspruch dagegen
• auf Datenübertragbarkeit: Export Ihrer Daten in einem maschinenlesbaren Format, den Sie in Ihren Kontoeinstellungen selbst vornehmen können
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die bisherige Verarbeitung berührt wird
• Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie an contact@seatplanning.com. Wir antworten innerhalb eines Monats und teilen Ihnen mit, wenn wir länger brauchen.

13. Datenschutzrechte in US-Bundesstaaten

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wenn Sie in einem US-Bundesstaat mit einem umfassenden Datenschutzgesetz leben (etwa Kalifornien nach CCPA/CPRA oder Colorado, Connecticut, Texas oder Virginia), haben Sie das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir speichern, darauf zuzugreifen, sie zu berichtigen oder zu löschen sowie einem „Verkauf“ oder einer „Weitergabe“ personenbezogener Daten zu widersprechen. Wir verkaufen personenbezogene Daten niemals. Die einzige Verarbeitung, die als „Weitergabe“ für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung gelten könnte, ist die in Abschnitt 6 beschriebene Werbemessung, die nur stattfindet, wenn Sie Analyse-Cookies akzeptieren — deren Ablehnung oder ein jederzeitiger Widerruf in den Cookie-Einstellungen ist somit Ihr Widerspruch. Sie können diese Rechte außerdem jederzeit unter contact@seatplanning.com geltend machen.

14. Datenschutz für Kinder

SeatPlanning richtet sich an Erwachsene, die Veranstaltungen organisieren, und nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns ohne Beteiligung eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten personenbezogene Daten übermittelt hat, wenden Sie sich an contact@seatplanning.com, und wir löschen sie.

15. Recht auf Beschwerde

Wenn Sie glauben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig behandelt haben, wenden Sie sich bitte zuerst unter contact@seatplanning.com an uns, damit wir versuchen können, dies in Ordnung zu bringen. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Unsere federführende Behörde ist die rumänische Datenschutzaufsichtsbehörde Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, 010336 Bucharest, Romania, anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro. Wenn Sie in einem anderen EU-/EWR-Land leben oder arbeiten, können Sie sich stattdessen an Ihre örtliche Aufsichtsbehörde wenden.

16. Cookies und Tracking

Wir verwenden unbedingt erforderliche Cookies für den Betrieb des Dienstes, ein First-Party-Cookie, das festhält, wie Sie zu uns gefunden haben, und — nur mit Ihrer Einwilligung — nicht notwendige Cookies für Produktanalyse, Session-Replay, Werbemessung und Live-Chat-Support. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen verwalten. Alle Einzelheiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

17. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir veröffentlichen die neue Fassung auf dieser Seite und aktualisieren das Datum "Zuletzt aktualisiert". Wenn eine Änderung die Nutzung Ihrer Daten wesentlich betrifft, informieren wir Sie direkt.

18. Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an contact@seatplanning.com.