Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est MIVO STUDIO S.R.L., joignable à contact@seatplanning.com. Les informations complètes sur la société (siège social, numéro au Registre du commerce et CUI) figurent dans nos Mentions légales. Nous agissons en qualité de responsable du traitement pour les données de compte et de site web que nous traitons à nos propres fins (comme l'inscription, la facturation et la mesure d'audience), et en qualité de sous-traitant pour les données d'invités que vous collectez via le service, comme décrit dans notre Accord de traitement des données. Nous ne sommes pas tenus de désigner un délégué à la protection des données et n'en avons pas désigné ; les questions relatives à la confidentialité nous parviennent directement à contact@seatplanning.com.

2. Informations que nous collectons

Nous collectons les informations que vous nous fournissez directement. Une adresse e-mail est nécessaire pour créer un compte et pour que nous puissions conclure un contrat avec vous ; sans elle, nous ne pouvons pas fournir le service. Tout le reste est facultatif.

• Nom et adresse e-mail lors de la création de votre compte
• Les informations de profil que vous choisissez de fournir
• Les informations de facturation traitées par notre prestataire de paiement lorsque vous souscrivez un abonnement, y compris votre pays et tout numéro de TVA que vous saisissez
• Les données d'événement et d'invités que vous ajoutez à vos plans de salle (y compris les noms des invités, leurs coordonnées et tous les champs RSVP que vous configurez)
• Catégories particulières : les informations alimentaires, d'allergie ou d'accessibilité saisies dans un champ RSVP peuvent constituer des données de santé au sens de l'art. 9 RGPD. Ces champs sont toujours facultatifs, et nous n'en traitons le contenu que pour le mettre à disposition de l'organisateur de l'événement qui l'a demandé.
• Vos communications avec nous (demandes d'assistance, messages de chat en direct et les captures d'écran que vous y joignez, retours)
• Les données d'utilisation, les informations sur votre appareil et votre navigateur, ainsi que vos préférences
• Votre adresse IP, utilisée de manière transitoire pour appliquer des limites de débit et pour protéger le service contre les abus
• Comment vous nous avez trouvés : la campagne, le site référent et la page d'arrivée de votre première visite, enregistrés dans un cookie propriétaire et rattachés à votre compte lors de votre inscription

3. Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons les informations collectées pour :

• Fournir, maintenir et améliorer nos services
• Traiter et finaliser les transactions, émettre les factures et gérer les abonnements
• Vous envoyer des avis techniques, des alertes de sécurité et des messages d'assistance
• Répondre à vos commentaires et à vos questions
• Avec votre consentement, mesurer l'utilisation et vous envoyer des actualités produit
• Détecter, prévenir et traiter la fraude, les abus et les problèmes de sécurité
• Comprendre quels canaux marketing amènent des personnes vers SeatPlanning et — uniquement avec votre consentement — signaler à la plateforme publicitaire qu'un clic a donné lieu à une inscription ou à un achat

4. Bases légales du traitement

Nous traitons les données personnelles sur les bases légales suivantes, au titre de l'art. 6 RGPD :

• Exécution d'un contrat (art. 6(1)(b) RGPD) : pour fournir le service auquel vous souscrivez
• Consentement (art. 6, §1, a) — pour l'analyse non essentielle, la relecture de session, le chat en direct, la mesure publicitaire et les e-mails marketing ; vous pouvez le retirer à tout moment
• Intérêts légitimes (art. 6, §1, f) — pour sécuriser le service, prévenir la fraude et les abus, préserver la délivrabilité de nos e-mails en ne renvoyant pas aux adresses ayant rejeté nos messages, et enregistrer quel canal marketing vous a amenés jusqu'à nous (un enregistrement propriétaire uniquement, jamais partagé)
• Obligation légale (art. 6(1)(c) RGPD) : pour satisfaire aux exigences comptables, fiscales et autres obligations légales
• Lorsqu'un champ RSVP contient des informations relatives à la santé, telle qu'une allergie, l'organisateur de l'événement est responsable du consentement explicite exigé par l'art. 9(2)(a) RGPD ; nous ne le traitons que pour son compte

5. Prise de décision automatisée

Nous ne prenons pas, à votre égard, de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé qui produiraient des effets juridiques ou vous affecteraient de manière significative de façon similaire, et nous n'effectuons pas de profilage de ce type. Nous utilisons un assistant IA pour aider à répondre aux messages d'assistance : lorsqu'une réponse est envoyée par l'assistant sans qu'une personne l'ait relue au préalable, elle est signalée comme générée par IA, et vous pouvez demander à parler à une personne à tout moment de la conversation.

6. Partage des informations

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous ne les partageons qu'avec les prestataires (sous-traitants) qui nous aident à faire fonctionner SeatPlanning, et lorsque cela est nécessaire pour respecter la loi ou protéger nos droits. Tous les sous-traitants sont liés par des accords de traitement des données.

• Avec les prestataires (sous-traitants ultérieurs) listés ci-dessous, qui traitent des données pour notre compte
• Avec des plateformes publicitaires, uniquement si vous avez accepté les cookies d'analyse, et seulement pour confirmer qu'un clic publicitaire a mené à une inscription ou à un achat — votre adresse e-mail est hachée avant l'envoi et n'est jamais divulguée en clair
• Pour respecter des obligations légales ou des demandes juridiques valables
• Pour protéger nos droits, nos utilisateurs et la sécurité du service
• Dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une cession d'actifs, avec des garanties appropriées

7. Sous-traitants ultérieurs

Nous faisons appel aux prestataires suivants pour exploiter le service. Chacun est lié par un accord de traitement des données et ne traite les données personnelles que sur nos instructions :

• Supabase : base de données, authentification et stockage de fichiers
• Vercel : hébergement de l'application, diffusion de contenu et mesure d'audience du site sans cookies
• Stripe : traitement des paiements et des abonnements (nom, e-mail, pays de facturation, éventuel numéro de TVA)
• Resend : envoi des e-mails transactionnels et de cycle de vie (adresse du destinataire, nom, contenu du message)
• PostHog (hébergé dans l'UE) : statistiques produit et enregistrement de session facultatif
• Upstash : limitation de débit et protection contre les abus (traite les adresses IP et les adresses e-mail comme clés de recherche)
• Anthropic : réponses d'assistance assistées par IA (votre nom, votre adresse e-mail et la conversation de chat)
• Chat en direct — les messages que vous nous envoyez et le nom ou l'e-mail que vous fournissez. Les conversations sont stockées sur notre propre infrastructure (Supabase, UE) et les réponses sont rédigées par Anthropic
• Google : connexion avec Google, et la saisie semi-automatique d'adresse proposée lorsque vous renseignez le lieu d'un événement
• Oblio : facturation et comptabilité. Pour les clients roumains, les données de facturation sont transmises à l'administration fiscale roumaine (ANAF) via le système national de facturation électronique, comme la loi l'exige.
• Telegram — alertes opérationnelles internes à notre propre équipe, et conversations d'assistance : vos messages, les réponses de notre assistant et une référence de conversation anonyme (jamais votre nom ni votre e-mail). Les captures d'écran que vous joignez n'y sont pas envoyées : elles restent sur notre propre infrastructure et notre équipe les ouvre depuis nos outils d'administration.
• OpenAI — mesure pour ChatGPT Ads, uniquement si vous avez accepté les cookies d'analyse. Reçoit votre adresse IP, des informations sur votre navigateur, l'adresse de notre site et l'identifiant de clic publicitaire, ainsi qu'une forme hachée (irréversible) de votre adresse e-mail lors d'une inscription ou d'un achat. Son pixel dépose ses propres cookies __oppref et __obref et peut détecter les informations client présentes sur la page, en les hachant dans votre navigateur avant l'envoi ; cela ne peut pas être désactivé séparément, seul le refus des cookies d'analyse l'empêche.
• Meta — la même mesure publicitaire pour les annonces Facebook et Instagram, à la même condition de consentement et avec les mêmes données hachées, lorsque nous diffusons ces campagnes.

8. Transferts internationaux de données

Nous conservons les données dans l'UE/EEE lorsque nous le pouvons : nos statistiques produit (PostHog) sont hébergées dans l'UE et notre prestataire de facturation (Oblio) est établi en Roumanie. Certains prestataires sont établis aux États-Unis ou y traitent des données, notamment Vercel, Stripe, Resend, Anthropic, Upstash, Google, Telegram et — lorsque vous avez consenti à la mesure publicitaire — OpenAI et Meta. Ces transferts reposent sur des garanties appropriées au titre du chapitre V du RGPD : les clauses contractuelles types de l'UE et, le cas échéant, la certification du prestataire au titre du EU-U.S. Data Privacy Framework. Écrivez-nous à contact@seatplanning.com pour obtenir une copie des garanties applicables à un prestataire donné.

9. Ce que les autres personnes peuvent voir

Vos plans restent privés sauf décision contraire de votre part. Si vous activez la consultation publique ou si vous partagez un lien d'invitation, gardez à l'esprit ce que ce lien expose :

• Toute personne disposant du lien peut voir le nom, la date et le lieu de l'événement, l'agencement des places, ainsi que le nom et le prénom de chaque invité, avec son statut RSVP et la place qui lui est attribuée.
• Les adresses e-mail, les numéros de téléphone et les notes en texte libre des invités ne sont jamais exposés via un plan public ou un lien d'invitation.
• Un lien d'invitation est un lien unique partagé avec tous les invités : chaque invité qui en dispose peut donc voir le reste de la liste des invités.
• Vous pouvez désactiver la consultation publique, protéger un plan public par un mot de passe, ou cesser de partager le lien à tout moment.

10. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les informations personnelles contre tout accès, toute modification, toute divulgation ou toute destruction non autorisés. Elles comprennent le chiffrement en transit, la sécurité au niveau des lignes sur chaque table de la base de données, des règles d'accès restreintes sur les fichiers stockés, la limitation de débit et la vérification de signature sur les webhooks que nous recevons.

11. Conservation des données

La durée de conservation des données personnelles dépend de la raison pour laquelle nous les détenons :

• Données de compte : conservées tant que votre compte est actif. La suppression de votre compte supprime votre profil, vos plans, les données d'invités qu'ils contiennent, vos conversations d'assistance, votre historique de remise d'e-mails et tout ce que vous avez téléversé.
• Données d'invités : conservées pendant toute la durée de vie du plan associé, et supprimées lorsque vous supprimez ce plan ou votre compte.
• Comment vous nous avez trouvés : conservé aussi longtemps que votre compte existe, et supprimé avec lui.
• Journaux opérationnels, indépendamment de la suppression du compte : journaux d'entrée/enregistrement QR pendant 24 mois, journaux d'envoi d'e-mails pendant 12 mois, conversations d'assistance pendant 90 jours après le dernier message, et rapports de bug/retours (captures d'écran comprises) pendant 18 mois. Une tâche planifiée les supprime automatiquement à l'échéance.
• Factures et justificatifs de paiement : conservés aussi longtemps que le droit comptable et fiscal l'exige, soit dix ans en Roumanie. Ils sont conservés dans notre système de facturation et non dans votre compte.
• Preuves de renonciation au droit de rétractation : la reconnaissance que vous donnez au moment du paiement est conservée à titre de preuve aussi longtemps qu'une réclamation liée peut encore être introduite, y compris après la fermeture de votre compte. Elle est conservée sans identifiant de compte et rattachée uniquement à la référence de paiement.
• Liste de suppression d'e-mails : si une adresse est rejetée ou signale nos messages comme spam, cette adresse reste sur une liste de suppression après la suppression du compte. L'en retirer reviendrait à recommencer à écrire à quelqu'un qui nous a demandé de cesser.
• Vous pouvez nous demander de supprimer tout ce que nous ne sommes pas légalement tenus ou en droit de conserver, en écrivant à contact@seatplanning.com.

12. Vos droits

Au titre du RGPD, vous avez le droit de :

• Accéder à vos informations personnelles
• Rectifier des données inexactes
• Demander la suppression de vos données (« droit à l'oubli »)
• Limiter le traitement de vos données ou vous y opposer
• Portabilité des données : exporter vos données dans un format lisible par machine, ce que vous pouvez faire vous-même depuis les paramètres de votre compte
• Retirer votre consentement à tout moment, sans que cela affecte les traitements antérieurs
• Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à contact@seatplanning.com. Nous répondons dans un délai d'un mois, et nous vous préviendrons si nous avons besoin de plus de temps.

13. Droits à la vie privée dans les États américains

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Si vous résidez dans un État américain doté d'une loi complète sur la vie privée (comme la Californie avec le CCPA/CPRA, ou le Colorado, le Connecticut, le Texas ou la Virginie), vous avez le droit de savoir quelles données personnelles nous détenons, d'y accéder, de les corriger ou de les supprimer, et de vous opposer à toute « vente » ou « partage » de données personnelles. Nous ne vendons jamais de données personnelles. Le seul traitement susceptible de constituer un « partage » à des fins de publicité comportementale intercontextuelle est la mesure publicitaire décrite à la section 6, qui n'a lieu que si vous acceptez les cookies d'analyse — les refuser, ou les retirer à tout moment dans les paramètres des cookies, constitue donc votre opposition. Vous pouvez également exercer ces droits en nous écrivant à contact@seatplanning.com.

14. Vie privée des enfants

SeatPlanning s'adresse à des adultes organisant des événements et ne vise pas les enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des enfants de moins de 16 ans. Si vous pensez qu'un enfant nous a fourni des données personnelles sans l'intervention d'un parent ou d'un tuteur, contactez-nous à contact@seatplanning.com et nous les supprimerons.

15. Droit d'introduire une réclamation

Si vous estimez que nous n'avons pas traité vos données personnelles de manière licite, contactez-nous d'abord à contact@seatplanning.com afin que nous puissions tenter d'y remédier. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle en matière de protection des données. Notre autorité chef de file est l'autorité roumaine de contrôle du traitement des données à caractère personnel (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, 010336 Bucharest, Romania, anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro. Si vous vivez ou travaillez dans un autre pays de l'UE/EEE, vous pouvez saisir votre autorité de contrôle locale.

16. Cookies et traceurs

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service, un cookie propriétaire enregistrant comment vous nous avez trouvés et — uniquement avec votre consentement — des cookies non essentiels pour l'analyse produit, la relecture de session, la mesure publicitaire et l'assistance par chat en direct. Vous pouvez gérer vos choix à tout moment via les paramètres des cookies. Consultez notre Politique relative aux cookies pour le détail complet.

17. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Nous publierons la nouvelle version sur cette page et mettrons à jour la date de « dernière mise à jour ». Si un changement affecte substantiellement la manière dont nous utilisons vos données, nous vous en informerons directement.

18. Nous contacter

Si vous avez des questions sur la présente Politique de confidentialité ou si vous souhaitez exercer vos droits, contactez-nous à contact@seatplanning.com.