Conditions d'utilisation

1. Acceptation des présentes Conditions

En accédant à SeatPlanning ou en l'utilisant, vous confirmez avoir lu et accepté les présentes Conditions ainsi que notre politique de confidentialité. Si vous utilisez le service pour le compte d'une organisation, vous confirmez que vous êtes habilité à engager cette organisation au titre des présentes Conditions. Si vous n'êtes pas d'accord, vous ne devez pas utiliser le service.

2. Le service

SeatPlanning est une application web permettant de créer des plans de salle et des plans d'implantation, ainsi que de collecter et de gérer les RSVP d'un événement. Nous proposons une offre gratuite qui fonctionne sans compte, ainsi que des fonctionnalités payantes accessibles via un achat unique Event Pass ou un abonnement récurrent. Le service est fourni pour vos propres besoins d'organisation d'événements.

3. Admissibilité et âge

Vous pouvez utiliser l'outil gratuit de plan de salle à partir de 16 ans, ou à partir de l'âge du consentement numérique dans votre pays. Pour acheter une offre payante, vous devez avoir 18 ans, car c'est l'âge auquel vous pouvez conclure un contrat. Le service est destiné à des adultes qui organisent de vrais événements et ne s'adresse pas aux enfants. Si vous avez moins de 18 ans, vous ne pouvez acheter qu'avec la participation d'un parent ou d'un tuteur.

4. Votre compte

Lorsque vous créez un compte, vous devez fournir des informations exactes et les tenir à jour. Vous êtes responsable des activités que vous réalisez, ou que vous permettez à une autre personne de réaliser, et vous devez prendre raisonnablement soin de vos identifiants de connexion. Signalez-nous rapidement à contact@seatplanning.com toute utilisation non autorisée de votre compte que vous suspectez, et nous vous aiderons à le sécuriser.

5. Offres, tarifs et facturation

Les fonctionnalités payantes sont proposées de deux façons :

• Event Pass : un achat unique qui débloque les fonctionnalités premium pour un seul événement. L'accès commence lorsque vous activez le pass et dure la période indiquée au moment du paiement, actuellement 90 jours. La période affichée lors de l'achat est celle dont vous bénéficiez, et nous ne pouvons pas la raccourcir par la suite.
• Abonnement : une offre récurrente facturée mensuellement ou annuellement. Elle se renouvelle automatiquement à la fin de chaque période de facturation, sauf si vous résiliez avant la date de renouvellement. Pour les offres annuelles, nous vous envoyons un rappel par e-mail au moins 60 jours avant le renouvellement, avec la date et le montant.
• Les paiements sont traités par notre prestataire de paiement, Stripe. Si vous êtes un consommateur, le prix affiché au moment du paiement est le total que vous payez, taxes applicables comprises. Nous n'ajoutons jamais de frais que vous n'avez pas vus et acceptés.
• Vous pouvez annuler les renouvellements futurs à tout moment depuis vos paramètres de facturation, en quelques clics et sans avoir à vous justifier. L'annulation prend effet à la fin de la période de facturation en cours, et vous conservez l'accès jusque-là.
• Modification des prix : nous pouvons modifier le prix d'un abonnement pour les périodes de facturation futures. Nous vous en informons au moins 30 jours à l'avance, en indiquant le nouveau prix et la date à laquelle il s'applique. Il ne s'applique qu'à partir de votre prochain renouvellement : si vous ne souhaitez pas le payer, résiliez avant cette date et il ne vous sera jamais facturé. Une modification de prix ne s'applique jamais à une période que vous avez déjà payée, ni à un Event Pass que vous avez déjà acheté.

6. Droit de rétractation et remboursements

SeatPlanning fournit du contenu numérique et des services en ligne auxquels vous pouvez accéder immédiatement après le paiement. En vertu du droit de la consommation européen et roumain (directive 2011/83/UE et OUG 34/2014), les règles suivantes s'appliquent :

• Event Pass non encore activé : un Event Pass que vous avez acheté mais que vous n'avez pas encore appliqué à un plan est un crédit. Rien n'a été fourni, votre droit de rétractation de 14 jours reste donc intact et nous vous le remboursons intégralement, sans que vous ayez à vous justifier.
• Event Pass une fois activé : appliquer le pass à un plan débloque immédiatement les fonctionnalités premium. Vous le demandez au moment du paiement et vous le confirmez par une reconnaissance distincte, et à partir de ce moment le droit de rétractation de 14 jours ne s'applique plus. Nous enregistrons votre reconnaissance au moment de l'achat.
• Abonnements : vous nous demandez de commencer le service immédiatement. Si vous vous rétractez dans les 14 jours suivant le début du service, vous ne payez que la partie déjà utilisée, calculée proportionnellement au prix total, et nous vous remboursons le reste. Vous pouvez annuler les renouvellements futurs à tout moment depuis vos paramètres de facturation.
• Si nous ne vous avons pas communiqué les informations sur le droit de rétractation avant votre achat, ou si vous ne nous avez pas demandé de commencer pendant les 14 jours, vous ne payez rien et nous vous remboursons la totalité du montant.
• Remboursements : nous vous remboursons sans retard injustifié et au plus tard 14 jours après que vous nous avez informés de votre rétractation, en utilisant le même moyen de paiement que celui avec lequel vous avez payé. Nous ne facturons jamais de frais pour un remboursement.
• Comment vous rétracter : envoyez-nous une déclaration claire indiquant que vous vous rétractez, à contact@seatplanning.com. Vous n'avez pas à vous justifier.
• Droits légaux : rien ici n'affecte vos droits légaux si le service est défectueux, non conforme à sa description ou ne fonctionne pas comme il le devrait. Si vous rencontrez un véritable problème, contactez-nous et nous y remédierons.

7. Conformité et mises à jour

En vertu du droit européen et roumain relatif au contenu numérique et aux services numériques (directive (UE) 2019/770, transposée en Roumanie par l'OUG 141/2021), nous vous devons un service conforme à sa description et qui fonctionne comme il le doit.

• Nous fournissons le service avec les fonctionnalités, la qualité et les performances auxquelles vous pouvez raisonnablement vous attendre, et nous le maintenons apte à l'usage pour lequel il est vendu.
• Pendant toute la durée de votre abonnement, nous fournissons les mises à jour nécessaires au maintien de la conformité du service, y compris les mises à jour de sécurité. Pour un Event Pass à achat unique, nous le faisons pendant la période couverte par le pass.
• En cas de défaut de conformité du service, vous pouvez nous demander d'y remédier. Nous le faisons gratuitement et dans un délai raisonnable qui, selon la loi, ne peut dépasser 15 jours calendaires à compter de votre signalement, et sans inconvénient majeur pour vous.
• Si nous n'y remédions pas dans les délais, ou si le problème est grave, vous pouvez demander une réduction de prix proportionnelle ou mettre fin au contrat et obtenir le remboursement de ce qui n'a pas été fourni en conformité.
• Pour les offres qui s'étendent sur une période, nous restons responsables du maintien de la conformité du service pendant toute cette période.
• Ces droits s'ajoutent au droit de rétractation décrit ci-dessus, et rien dans les présentes Conditions ne les limite.

8. Vos contenus et vos données

Vous conservez la propriété des plans de salle, plans d'implantation, listes d'invités et autres contenus que vous créez ou téléversez (« Vos contenus »). Vous nous accordez une licence limitée, mondiale et gratuite pour héberger, stocker, traiter et afficher Vos contenus, dans le seul but d'exploiter le service et de vous le fournir. Nous ne vendons pas Vos contenus et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

• Lorsque Vos contenus comprennent des données à caractère personnel concernant vos invités, vous agissez en tant que responsable du traitement et nous agissons en tant que sous-traitant, dans le cadre de notre accord de traitement des données et de l'art. 28 RGPD.
• Il vous appartient de disposer d'une base légale pour collecter et partager les données de vos invités, et d'obtenir les consentements requis pour les champs facultatifs, tels que les informations alimentaires ou d'accessibilité.
• Vous pouvez exporter ou supprimer Vos contenus à tout moment. La suppression d'un plan ou de votre compte supprime les données d'invités associées, sous réserve des documents que la loi nous oblige à conserver.

9. Utilisation acceptable

Vous acceptez d'utiliser SeatPlanning uniquement à des fins licites. Vous ne devez pas :

• Enfreindre la loi ou porter atteinte aux droits d'autrui, y compris aux droits en matière de protection des données et de vie privée
• Téléverser des logiciels malveillants, tenter d'obtenir un accès non autorisé, ou perturber ou surcharger le service
• Faire de l'ingénierie inverse, copier, revendre ou sous-licencier le service, sauf dans la mesure permise par la loi
• Utiliser le service pour envoyer des messages non sollicités ou illicites, ou pour collecter des données à caractère personnel sans base légale appropriée
• Utiliser les données d'invités collectées via le service d'une manière contraire au droit de la protection des données, ou à des fins de marketing auxquelles l'invité n'a pas consenti

10. Signalement de contenus illicites

SeatPlanning héberge des contenus créés par ses utilisateurs, toute personne peut donc nous signaler un contenu qu'elle estime illicite. Envoyez votre notification à contact@seatplanning.com avec un lien vers le contenu, une explication des raisons pour lesquelles vous l'estimez illicite, ainsi que vos nom et adresse e-mail afin que nous puissions vous répondre.

• Nous accusons réception de votre notification, nous l'examinons et nous vous indiquons notre décision et les motifs sur lesquels elle repose.
• Lorsqu'un contenu enfreint la loi ou les présentes Conditions, nous pouvons le retirer, en bloquer l'accès, en restreindre la visibilité ou suspendre le compte responsable.
• Nous appliquons les présentes Conditions avec soin et de manière cohérente, en tenant compte des droits et des intérêts légitimes de toutes les personnes concernées, y compris de la liberté d'expression.
• Si vous estimez que nous avons retiré votre contenu à tort, répondez à notre décision et nous la réexaminerons. Vous conservez le droit de saisir un tribunal, ainsi que le droit de recourir à tout règlement extrajudiciaire des litiges qui vous est ouvert.
• Nous n'utilisons pas de modération automatisée des contenus : les notifications sont examinées par une personne.

11. Notre propriété intellectuelle

Le logiciel, le design, la marque SeatPlanning et les contenus que nous fournissons appartiennent à MIVO STUDIO S.R.L. et sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle. Nous vous accordons un droit d'utilisation du service limité, non exclusif et non transférable, dans le cadre des présentes Conditions. Les présentes Conditions ne vous transfèrent aucun de nos droits de propriété intellectuelle.

12. Services tiers

Le service s'intègre à des prestataires tiers (par exemple Stripe pour les paiements). Votre utilisation de ces services peut être soumise à leurs propres conditions et politiques de confidentialité. Nous ne sommes pas responsables des services tiers que nous ne contrôlons pas.

13. Fonctionnalités assistées par IA

Nous utilisons des outils assistés par IA, y compris ceux de notre sous-traitant Anthropic, pour nous aider à répondre aux messages d'assistance. Lorsqu'une réponse est générée et envoyée par l'assistant IA sans qu'une personne l'ait relue au préalable, elle est signalée comme générée par IA, et vous pouvez à tout moment demander à parler à une personne. Les réponses générées par IA ne sont pas toujours exactes, vérifiez donc tout élément important avant de vous y fier. Nous n'utilisons pas Vos contenus pour entraîner des modèles d'IA tiers.

14. Disponibilité et modifications du service

Nous nous efforçons de garder le service disponible et fiable, mais nous ne promettons pas qu'il sera ininterrompu ni exempt d'erreurs. Nous pouvons modifier le service pour de bonnes raisons : corriger des problèmes, le maintenir sécurisé, respecter la loi, remplacer un fournisseur ou une technologie dont nous dépendons, ou améliorer son fonctionnement. Si une modification devait supprimer ou réduire sensiblement une fonctionnalité payante, nous vous en informerons par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur et nous vous expliquerons ce qui change. Si la modification dégrade sensiblement le service pour vous, vous pouvez mettre fin à votre offre payante dans les 30 jours suivant cette notification, sans frais, et nous remboursons la partie non utilisée de ce que vous avez payé. Les brèves fenêtres de maintenance et les correctifs de sécurité urgents ne sont pas des modifications de ce type, et nous les gardons aussi courts que possible. Si nous devions arrêter complètement le service, nous vous en informerons au moins 60 jours à l'avance, nous rembourserons la partie non utilisée de toute offre payante et nous maintiendrons l'export accessible jusqu'à la date d'arrêt.

15. Exclusions de garantie

Nous ne promettons pas que le service sera toujours disponible ni totalement exempt d'erreurs. Les logiciels comportent des bogues et les services connaissent des pannes, et nous les corrigeons aussi vite que possible. Ce que nous vous devons, c'est un service conforme à la façon dont nous le décrivons, qui fonctionne comme vous pouvez raisonnablement l'attendre d'un outil de plan de salle, et que nous maintenons à jour et sécurisé pendant toute la durée de votre offre. Ces obligations découlent de la loi et nous ne cherchons pas à nous y soustraire. La section sur la conformité explique ce que vous pouvez demander si nous y manquons. Si vous utilisez SeatPlanning en tant que professionnel et non en tant que consommateur, le service est fourni « en l'état » et nous excluons les garanties et conditions implicites dans toute la mesure permise par la loi.

16. Limitation de responsabilité

Si nous vous causons un préjudice en manquant aux présentes Conditions ou en ne fournissant pas correctement le service, nous en sommes responsables dans les conditions prévues par la loi. Nous ne sommes pas responsables d'un préjudice qui n'était pas une conséquence prévisible du manquement, d'un préjudice causé par un événement échappant à notre contrôle et que nous ne pouvions pas éviter, ni d'un préjudice dans la mesure où il résulte de votre propre fait. Si un problème survient sur une offre payante, notre première réponse est d'y remédier, et si nous n'y parvenons pas, vous pouvez demander une réduction de prix ou mettre fin au contrat et obtenir le remboursement de ce qui n'a pas été correctement fourni. Ces droits vous sont reconnus par la loi et nous ne les limitons pas. Si vous utilisez SeatPlanning en tant que professionnel et non en tant que consommateur, alors, dans toute la mesure permise par la loi, nous ne sommes pas responsables des préjudices indirects ou consécutifs, de la perte de bénéfices, de la perte d'activité ou de la perte de données, et notre responsabilité totale pour l'ensemble des réclamations liées au service est limitée au montant que vous nous avez payé au cours des 12 mois précédant la réclamation. Rien dans les présentes Conditions ne limite une responsabilité qui ne peut être limitée par la loi, notamment en cas de décès ou de dommage corporel causé par notre négligence, en cas de fraude, en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde, ni vos droits légaux en tant que consommateur.

17. Garantie d'indemnisation

La présente section ne s'applique que si vous n'êtes pas un consommateur. Vous êtes un consommateur si vous êtes une personne physique qui utilise SeatPlanning principalement à des fins qui n'entrent pas dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale. Si vous êtes un consommateur, aucune disposition de la présente section ne s'applique à vous, et votre responsabilité envers nous est uniquement celle prévue par la loi. Si vous n'êtes pas un consommateur, vous acceptez de prendre en charge les préjudices raisonnables et directs, y compris les frais de justice raisonnables, que nous subissons du fait d'une réclamation d'un tiers résultant de votre utilisation illicite du service ou de votre manquement aux présentes Conditions, y compris les réclamations portant sur des données d'invités que vous avez collectées sans base légale appropriée. Nous vous informerons rapidement de toute réclamation de ce type, nous ne la réglerons pas sans vous consulter au préalable et nous prendrons des mesures raisonnables pour en limiter le coût. Vous pouvez reprendre la défense de la réclamation en nous indiquant par écrit que vous en assumez la responsabilité.

18. Suspension et résiliation

Vous pouvez cesser d'utiliser le service et supprimer votre compte à tout moment, sans avoir à vous justifier. Nous pouvons suspendre ou mettre fin à votre accès si vous manquez gravement ou de façon répétée aux présentes Conditions, si vous utilisez le service de manière illicite ou d'une manière qui nuit aux autres utilisateurs ou au service lui-même, si vous ne payez pas une offre payante, ou si la loi ou une autorité compétente l'exige. Avant d'agir, nous vous indiquerons quel est le problème, nous vous laisserons au moins 14 jours pour y remédier et nous n'agirons que si vous ne le faites pas. Nous pouvons agir plus tôt, et sans préavis, lorsqu'il existe un risque réel de préjudice pour d'autres personnes, pour leurs données ou pour le service, ou lorsque la loi ne nous laisse pas le choix. Dans ces cas, nous vous en informons dès que possible après coup, nous vous en expliquons la raison et nous limitons la suspension à ce que le problème exige, ni plus large ni plus longue. Vous pouvez répondre à toute décision de ce type et nous demander de la réexaminer, et cette décision sera prise par une personne, non par un système automatisé. Si nous mettons fin à une offre payante pour un motif qui ne vous est pas imputable, nous remboursons la partie non utilisée de ce que vous avez payé. À la résiliation, les droits que nous vous avons accordés prennent fin. Vous pouvez exporter Vos contenus avant la fermeture de votre compte, et nous les supprimons ou vous les restituons ensuite, à l'exception des documents que la loi nous oblige à conserver.

19. Droit applicable et règlement des litiges

Les présentes Conditions sont régies par le droit roumain et par le droit applicable de l'Union européenne. Si vous êtes un consommateur, vous conservez également la protection des dispositions impératives du pays où vous résidez, et vous pouvez engager une procédure devant les tribunaux de votre pays de résidence. Si nous devions engager une action contre vous et que vous êtes un consommateur, nous ne pourrions le faire que devant les tribunaux du pays où vous résidez.

• Contactez-nous d'abord à contact@seatplanning.com. La plupart des problèmes se règlent rapidement et sans aucune procédure formelle.
• Si nous ne parvenons pas à résoudre le litige, les consommateurs peuvent recourir au règlement extrajudiciaire des litiges (SAL) auprès de l'Autorité nationale roumaine pour la protection des consommateurs (ANPC) : https://anpc.ro/ce-este-sal/.
• Les consommateurs qui résident ailleurs dans l'Union européenne peuvent également saisir l'organisme de règlement extrajudiciaire des litiges compétent dans leur propre pays.
• La plateforme de règlement en ligne des litiges (RLL) de la Commission européenne a été fermée le 20 juillet 2025 et n'est plus disponible.

20. Modification des présentes Conditions

Nous pouvons mettre à jour les présentes Conditions pour de bonnes raisons : refléter des évolutions du service, respecter la loi ou une décision d'un tribunal ou d'un régulateur, maintenir la sécurité du service, ou tenir compte d'une évolution de nos coûts ou des prestataires dont nous dépendons. Si une modification affecte vos droits ou vos obligations de manière significative, nous vous en informerons par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur et nous vous indiquerons ce qui change et pourquoi. Si vous n'êtes pas d'accord, vous pouvez mettre fin à votre offre payante avant l'entrée en vigueur de la modification et nous remboursons la partie non utilisée de ce que vous avez payé. Les modifications ne s'appliquent jamais rétroactivement, et elles ne changent jamais les conditions d'un Event Pass que vous avez déjà acheté, qui reste soumis aux conditions en vigueur au moment de votre achat. Les modifications mineures qui n'affectent pas vos droits, comme la correction d'une faute de frappe, prennent effet dès leur publication.

21. Contact

Si vous avez des questions sur les présentes Conditions, contactez-nous à contact@seatplanning.com. Les coordonnées complètes de l'éditeur figurent dans nos mentions légales.