Accord de traitement des données

1. Rôles

Vous (le titulaire du compte / l'organisateur de l'événement) êtes le responsable du traitement des données d'invités que vous collectez. SeatPlanning est le sous-traitant et ne traite ces données que sur vos instructions documentées, qui sont données à travers votre utilisation du service.

2. Objet et durée

Nous traitons les données d'invités aux fins de fournir le service de plan de salle et de RSVP, aussi longtemps que vous conservez le plan ou le compte associé. Les données sont supprimées lorsque vous supprimez le plan ou votre compte, y compris l'historique de remise des messages envoyés à vos invités. La seule exception est notre liste de suppression des adresses ayant été rejetées ou ayant signalé nos messages, que nous conservons afin que ces personnes ne reçoivent plus d'e-mails.

3. Nature et finalité du traitement

Collecter les RSVP, organiser le placement, envoyer des e-mails liés à l'événement pour votre compte, et générer des exports et des billets d'entrée.

4. Catégories de personnes concernées et de données

Les personnes concernées sont les invités de votre événement. Les données peuvent comprendre des noms, des adresses e-mail, des numéros de téléphone, des enregistrements de placement et de présence, ainsi que tous les champs RSVP que vous configurez, lesquels peuvent inclure des informations alimentaires, d'allergie ou d'accessibilité constituant des données de catégorie particulière au sens de l'art. 9 RGPD.

Vous décidez quels champs collecter et il vous appartient de disposer d'une base légale pour ceux-ci, y compris le consentement explicite exigé par l'art. 9(2)(a) RGPD pour les réponses liées à la santé. Nous proposons ces champs en texte libre et n'en classons ni n'en protégeons séparément le contenu.

5. Nos obligations

• Ne traiter les données d'invités que sur vos instructions
• Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient tenues à la confidentialité
• Mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées
• Vous assister pour les demandes des personnes concernées et pour les obligations en matière de sécurité et de violation de données
• Vous notifier sans retard injustifié après avoir eu connaissance d'une violation de données personnelles affectant les données de vos invités
• Mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'art. 28 RGPD
• Supprimer ou restituer les données d'invités à la fin du contrat, sous réserve de la conservation légale

6. Sous-traitants ultérieurs

Vous nous autorisez à faire appel aux sous-traitants ultérieurs listés dans notre Politique de confidentialité. Ils sont liés par des obligations équivalentes en matière de protection des données. Nous vous informerons des changements envisagés et vous donnerons la possibilité de vous y opposer.

7. Transferts internationaux

Lorsque des sous-traitants ultérieurs traitent des données en dehors de l'EEE, les transferts sont protégés par des garanties appropriées au titre du chapitre V du RGPD, à savoir les clauses contractuelles types de l'UE et, le cas échéant, une certification au titre du EU-U.S. Data Privacy Framework. Notre Politique de confidentialité indique quels prestataires sont concernés.

8. Vos responsabilités

Il vous appartient d'informer vos invités de la manière dont leurs données sont utilisées, de disposer d'une base légale pour les collecter, et de décider qui reçoit un plan public ou un lien d'invitation. Publier un plan ou partager un lien d'invitation rend le nom des invités, leur statut RSVP et leur place visibles pour toute personne disposant de ce lien.

9. Contact

Pour toute demande relative à cet accord ou pour obtenir une copie signée, écrivez à contact@seatplanning.com.