Acuerdo de Tratamiento de Datos

1. Roles

Tú (el titular de la cuenta u organizador del evento) eres el responsable de los datos de invitados que recoges. SeatPlanning es el encargado y trata esos datos únicamente siguiendo tus instrucciones documentadas, que se dan a través de tu uso del servicio.

2. Objeto y duración

Tratamos los datos de invitados con la finalidad de prestar el servicio de planos de asientos y RSVP, mientras mantengas el plano o la cuenta correspondientes. Los datos se eliminan cuando eliminas el plano o tu cuenta, incluido el historial de entrega de los mensajes enviados a tus invitados. La única excepción es nuestra lista de supresión de direcciones que rebotaron o presentaron una queja, que conservamos para no volver a escribir a esas personas.

3. Naturaleza y finalidad del tratamiento

Recoger los RSVP, organizar los asientos, enviar correos relacionados con el evento por cuenta tuya y generar exportaciones y entradas de acceso.

4. Categorías de interesados y de datos

Los interesados son los invitados a tu evento. Los datos pueden incluir nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, registros de asientos y asistencia, y los campos de RSVP que configures, que pueden incluir información sobre dieta, alergias o accesibilidad que constituye una categoría especial de datos conforme al art. 9 del RGPD.

Tú decides qué campos recoges y eres responsable de contar con una base legal para ellos, incluido el consentimiento explícito que el art. 9.2.a) del RGPD exige para las respuestas relativas a la salud. Ofrecemos estos campos como texto libre y no clasificamos ni protegemos su contenido de forma separada.

5. Nuestras obligaciones

• Tratar los datos de invitados únicamente siguiendo tus instrucciones
• Garantizar que las personas autorizadas a tratar los datos están sujetas a un deber de confidencialidad
• Aplicar medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas
• Ayudarte con las solicitudes de los interesados y con las obligaciones de seguridad y de violaciones de datos
• Notificarte sin dilación indebida después de tener conocimiento de una violación de la seguridad de los datos personales que afecte a los datos de tus invitados
• Poner a tu disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento del art. 28 del RGPD
• Suprimir o devolver los datos de invitados al terminar el contrato, salvo la conservación exigida legalmente

6. Subencargados del tratamiento

Nos autorizas a recurrir a los subencargados enumerados en nuestra Política de Privacidad. Están vinculados por obligaciones de protección de datos equivalentes. Te informaremos de los cambios previstos y te daremos la oportunidad de oponerte.

7. Transferencias internacionales

Cuando los subencargados tratan datos fuera del EEE, las transferencias se protegen con garantías adecuadas del capítulo V del RGPD, esto es, las cláusulas contractuales tipo de la UE y, cuando corresponda, la certificación en el EU-U.S. Data Privacy Framework. Nuestra Política de Privacidad indica qué proveedores están afectados.

8. Tus responsabilidades

Eres responsable de informar a tus invitados de cómo se usan sus datos, de contar con una base legal para recogerlos y de decidir quién recibe un plano público o un enlace de invitación. Publicar un plano o compartir un enlace de invitación hace visibles los nombres de los invitados, su estado de RSVP y su asiento para cualquiera que tenga ese enlace.

9. Contacto

Para solicitudes relativas al acuerdo o una copia firmada, escribe a contact@seatplanning.com.