Auftragsverarbeitungsvertrag

1. Rollen

Sie (der Kontoinhaber / Veranstalter) sind Verantwortlicher für die von Ihnen erhobenen Gästedaten. SeatPlanning ist Auftragsverarbeiter und verarbeitet diese Daten ausschließlich nach Ihren dokumentierten Weisungen, die Sie durch Ihre Nutzung des Dienstes erteilen.

2. Gegenstand und Dauer

Wir verarbeiten Gästedaten zum Zweck der Bereitstellung des Sitzplan- und RSVP-Dienstes, solange Sie den zugehörigen Sitzplan bzw. das Konto unterhalten. Die Daten werden gelöscht, wenn Sie den Sitzplan oder Ihr Konto löschen, einschließlich des Zustellverlaufs für Nachrichten an Ihre Gäste. Die einzige Ausnahme ist unsere Sperrliste mit Adressen, die unzustellbar waren oder sich beschwert haben; diese behalten wir, damit diese Personen nicht erneut angeschrieben werden.

3. Art und Zweck der Verarbeitung

Erfassung von RSVP, Organisation der Sitzordnung, Versand veranstaltungsbezogener E-Mails in Ihrem Auftrag sowie Erstellung von Exporten und Eintrittskarten.

4. Kategorien betroffener Personen und Daten

Betroffene Personen sind Ihre Veranstaltungsgäste. Die Daten können Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Sitz- und Anwesenheitsangaben sowie alle von Ihnen konfigurierten RSVP-Felder umfassen, die auch Angaben zu Ernährung, Allergien oder Barrierefreiheit enthalten können und damit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO darstellen.

Sie entscheiden, welche Felder erhoben werden, und sind dafür verantwortlich, dass hierfür eine Rechtsgrundlage besteht, einschließlich der nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO erforderlichen ausdrücklichen Einwilligung für gesundheitsbezogene Antworten. Wir stellen diese Felder als Freitext bereit und klassifizieren oder schützen ihren Inhalt nicht gesondert.

5. Unsere Pflichten

• Gästedaten nur nach Ihren Weisungen verarbeiten
• Sicherstellen, dass zur Verarbeitung befugte Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind
• Geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen umsetzen
• Sie bei Anfragen betroffener Personen sowie bei Sicherheits- und Meldepflichten unterstützen
• Sie unverzüglich benachrichtigen, nachdem uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt wurde, die Ihre Gästedaten betrifft
• Die Informationen bereitstellen, die zum Nachweis der Einhaltung von Art. 28 DSGVO erforderlich sind
• Gästedaten nach Beendigung löschen oder zurückgeben, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

6. Unterauftragsverarbeiter

Sie ermächtigen uns, die in unserer Datenschutzerklärung aufgeführten Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Sie sind an gleichwertige Datenschutzpflichten gebunden. Wir informieren Sie über beabsichtigte Änderungen und geben Ihnen Gelegenheit zum Widerspruch.

7. Internationale Übermittlungen

Soweit Unterauftragsverarbeiter Daten außerhalb des EWR verarbeiten, sind die Übermittlungen durch geeignete Garantien nach Kapitel V DSGVO geschützt, nämlich durch die EU-Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, durch eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework. Unsere Datenschutzerklärung führt auf, welche Anbieter betroffen sind.

8. Ihre Verantwortlichkeiten

Sie sind dafür verantwortlich, Ihre Gäste darüber zu informieren, wie ihre Daten verwendet werden, über eine Rechtsgrundlage für deren Erhebung zu verfügen und zu entscheiden, wer einen öffentlichen Sitzplan oder Einladungslink erhält. Die Veröffentlichung eines Sitzplans oder das Teilen eines Einladungslinks macht Gästenamen, RSVP-Status und Sitzplatz für jede Person sichtbar, die diesen Link hat.

9. Kontakt

Für Anfragen zum Auftragsverarbeitungsvertrag oder eine unterzeichnete Ausfertigung wenden Sie sich an contact@seatplanning.com.