Politica de confidențialitate

1. Operatorul de date

Operatorul responsabil pentru datele tale cu caracter personal este MIVO STUDIO S.R.L., care poate fi contactat la contact@seatplanning.com. Datele complete ale societății (sediul social, numărul de înregistrare la Registrul Comerțului și CUI) sunt disponibile în secțiunea Date despre furnizor. Acționăm ca operator pentru datele de cont și de site pe care le prelucrăm în scopuri proprii (cum ar fi înregistrarea, facturarea și analiza utilizării) și ca persoană împuternicită de operator pentru datele invitaților pe care le colectezi prin serviciu, așa cum se descrie în Acordul nostru de prelucrare a datelor. Nu avem obligația de a desemna un responsabil cu protecția datelor și nu am desemnat unul; întrebările privind confidențialitatea ajung direct la noi, la contact@seatplanning.com.

2. Informațiile pe care le colectăm

Colectăm informațiile pe care ni le furnizezi direct. O adresă de e-mail este necesară pentru crearea unui cont și pentru încheierea contractului cu tine; fără ea nu putem furniza serviciul. Restul este opțional.

• Numele și adresa de e-mail atunci când îți creezi un cont
• Informațiile de profil pe care alegi să le furnizezi
• Datele de facturare prelucrate de procesatorul nostru de plăți atunci când te abonezi, inclusiv țara ta și orice cod fiscal pe care îl introduci
• Datele despre eveniment și invitați pe care le adaugi în planurile tale de sală (inclusiv numele invitaților, datele de contact și orice câmpuri RSVP pe care le configurezi)
• Categorii speciale: detaliile privind alimentația, alergiile sau accesibilitatea introduse într-un câmp RSVP pot fi calificate drept date privind sănătatea potrivit art. 9 din RGPD. Aceste câmpuri sunt întotdeauna opționale, iar noi prelucrăm conținutul lor doar pentru a-l pune la dispoziția organizatorului de eveniment care le-a solicitat.
• Comunicările cu noi (solicitări de suport, mesaje din chatul live și capturile de ecran atașate acestora, feedback)
• Date de utilizare, informații despre dispozitiv/browser și preferințe
• Adresa ta IP, folosită tranzitoriu pentru aplicarea limitelor de trafic și pentru protejarea serviciului împotriva abuzurilor
• Cum ne-ai găsit: campania, site-ul de referință și pagina de aterizare de la prima ta vizită, reținute într-un cookie propriu și atașate contului tău în momentul înregistrării

3. Cum folosim informațiile tale

Folosim informațiile pe care le colectăm pentru a:

• Furniza, menține și îmbunătăți serviciile noastre
• Procesa și finaliza tranzacțiile, emite facturi și gestiona abonamentele
• Îți trimite notificări tehnice, alerte de securitate și mesaje de suport
• Răspunde la comentariile și întrebările tale
• Măsura utilizarea și trimite noutăți despre produs, cu consimțământul tău
• Detecta, preveni și soluționa fraude, abuzuri și probleme de securitate
• Să înțelegem ce canale de marketing aduc oameni la SeatPlanning și — doar cu consimțământul tău — să raportăm platformei de publicitate că un clic s-a transformat într-o înregistrare sau o achiziție

4. Temeiurile legale ale prelucrării

Prelucrăm datele cu caracter personal în temeiul următoarelor baze legale prevăzute la art. 6 din RGPD:

• Executarea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b)) — pentru a furniza serviciul la care te înscrii
• Consimțământ (art. 6 alin. 1 lit. a) — pentru analiză neesențială, reluarea sesiunii, chat live, măsurare publicitară și e-mailuri de marketing; îl poți retrage oricând
• Interese legitime (art. 6 alin. 1 lit. f) — pentru a menține serviciul în siguranță, a preveni frauda și abuzul, a păstra livrabilitatea e-mailurilor noastre prin faptul că nu retrimitem către adrese care le-au respins, și pentru a reține ce canal de marketing te-a adus la noi (doar o înregistrare proprie, care nu este niciodată partajată)
• Obligația legală (art. 6 alin. (1) lit. c)) — pentru a respecta cerințele contabile, fiscale și alte cerințe legale
• Atunci când un câmp RSVP conține informații legate de sănătate, cum ar fi o alergie, organizatorul evenimentului este responsabil pentru consimțământul explicit cerut de art. 9 alin. (2) lit. a) din RGPD; noi îl prelucrăm doar în numele său

5. Procesul decizional automatizat

Nu luăm decizii cu privire la tine exclusiv prin mijloace automate care să producă efecte juridice sau să te afecteze în mod similar semnificativ și nu realizăm o creare de profiluri de acest tip. Folosim însă un asistent AI pentru a ne ajuta să răspundem la mesajele de suport: atunci când un răspuns este trimis de asistent fără să fie verificat în prealabil de o persoană, acesta este marcat ca generat de AI, iar tu poți cere în orice moment al conversației să vorbești cu o persoană.

6. Partajarea informațiilor

Nu vindem datele tale cu caracter personal. Le partajăm doar cu furnizorii de servicii (persoane împuternicite) care ne ajută să operăm SeatPlanning și acolo unde acest lucru este necesar pentru respectarea legii sau pentru protejarea drepturilor noastre. Toate persoanele împuternicite sunt obligate prin acorduri de prelucrare a datelor.

• Cu furnizorii de servicii (subîmputerniciți) enumerați mai jos, care prelucrează date în numele nostru
• Cu platforme de publicitate, doar dacă ai acceptat cookie-urile de analiză și exclusiv pentru a confirma că un clic pe o reclamă a dus la o înregistrare sau o achiziție — adresa ta de e-mail este transformată în hash înainte de trimitere și nu este niciodată dezvăluită în clar
• Pentru a respecta obligațiile legale sau solicitările legale valabile
• Pentru a proteja drepturile noastre, utilizatorii și securitatea serviciului
• În legătură cu o fuziune, o achiziție sau o vânzare de active, cu garanții adecvate

7. Subîmputerniciți

Ne bazăm pe următorii furnizori pentru a opera serviciul. Fiecare este obligat printr-un acord de prelucrare a datelor și prelucrează date cu caracter personal doar potrivit instrucțiunilor noastre:

• Supabase — bază de date, autentificare și stocare de fișiere
• Vercel — găzduirea aplicației, livrarea conținutului și analiza fără cookie-uri a site-ului
• Stripe — procesarea plăților și a abonamentelor (nume, e-mail, țara de facturare, orice cod fiscal)
• Resend — livrarea e-mailurilor tranzacționale și de ciclu de viață (adresa destinatarului, numele, conținutul mesajului)
• PostHog (găzduit în UE) — analiza utilizării produsului și reluarea opțională a sesiunilor
• Upstash — limitarea traficului și protecția împotriva abuzurilor (prelucrează adrese IP și adrese de e-mail ca și chei de căutare)
• Anthropic — răspunsuri de suport asistate de AI (numele tău, adresa de e-mail și conversația din chat)
• Chat live — mesajele pe care ni le trimiți și numele sau adresa de e-mail, dacă le oferi. Conversațiile sunt stocate pe infrastructura noastră (Supabase, UE), iar răspunsurile sunt redactate de Anthropic
• Google — autentificarea cu Google și completarea automată a adresei oferită atunci când setezi locația unui eveniment
• Oblio — facturare și contabilitate. Pentru clienții din România, datele de facturare sunt transmise mai departe autorității fiscale (ANAF) prin sistemul național de facturare electronică, așa cum cere legea.
• Telegram — alerte operaționale interne către echipa noastră și conversațiile de suport: mesajele tale, răspunsurile asistentului nostru și o referință anonimă a conversației (niciodată numele sau adresa ta de e-mail). Capturile de ecran atașate nu sunt trimise acolo — rămân pe infrastructura noastră, iar echipa le deschide din instrumentele noastre de administrare.
• OpenAI — măsurare pentru ChatGPT Ads, doar dacă ai acceptat cookie-urile de analiză. Primește adresa ta IP, informații despre browser, adresa site-ului nostru și identificatorul de clic al reclamei, plus o valoare hash (ireversibilă) a adresei tale de e-mail atunci când te înregistrezi sau cumperi. Pixelul plasează cookie-urile proprii __oppref și __obref și poate detecta informații despre client prezente în pagină, transformându-le în hash în browserul tău înainte de trimitere; acest lucru nu poate fi dezactivat separat, așa că doar refuzul cookie-urilor de analiză îl oprește.
• Meta — aceeași măsurare publicitară pentru reclamele Facebook și Instagram, în aceleași condiții de consimțământ și cu aceleași date transformate în hash, atunci când rulăm astfel de campanii.

8. Transferuri internaționale de date

Păstrăm datele în UE/SEE acolo unde putem: analiza utilizării produsului (PostHog) este găzduită în UE, iar furnizorul nostru de facturare (Oblio) este stabilit în România. Unii furnizori sunt stabiliți în Statele Unite sau prelucrează date acolo, printre care Vercel, Stripe, Resend, Anthropic, Upstash, Google, Telegram și — atunci când ți-ai dat consimțământul pentru măsurarea publicitară — OpenAI și Meta. Aceste transferuri se bazează pe garanții adecvate potrivit capitolului V din RGPD: clauzele contractuale standard ale UE și, acolo unde este cazul, certificarea furnizorului în cadrul Cadrului UE-SUA privind confidențialitatea datelor. Scrie-ne la contact@seatplanning.com pentru o copie a garanțiilor aplicabile unui anumit furnizor.

9. Ce pot vedea alte persoane

Planurile de sală rămân private dacă nu decizi altfel. Dacă activezi vizualizarea publică sau distribui un link de invitație, te rugăm să ții cont de ce expune acel link:

• Oricine deține linkul poate vedea numele, data și locația evenimentului, dispunerea locurilor, precum și numele și prenumele fiecărui invitat, împreună cu statusul RSVP și locul atribuit.
• Adresele de e-mail ale invitaților, numerele de telefon și notele în text liber nu sunt niciodată expuse printr-un plan de sală public sau printr-un link de invitație.
• Un link de invitație este un singur link distribuit tuturor invitaților, așa că oricare invitat care îl deține poate vedea restul listei de invitați.
• Poți dezactiva oricând vizualizarea publică, poți proteja un plan de sală public cu parolă sau poți opri distribuirea linkului.

10. Securitatea datelor

Punem în aplicare măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja informațiile cu caracter personal împotriva accesului, modificării, divulgării sau distrugerii neautorizate. Acestea includ criptarea în tranzit, securitate la nivel de rând pe fiecare tabel din baza de date, reguli de acces delimitate pentru fișierele stocate, limitarea traficului și verificarea semnăturii pentru webhook-urile pe care le primim.

11. Păstrarea datelor

Cât timp păstrăm datele cu caracter personal depinde de motivul pentru care le deținem:

• Datele contului: păstrate cât timp contul tău este activ. Ștergerea contului șterge profilul tău, planurile tale de sală, datele invitaților din ele, conversațiile tale de suport, istoricul livrărilor de e-mail și orice ai încărcat.
• Datele invitaților: păstrate pe durata de viață a planului de sală aferent și șterse când ștergi acel plan sau contul tău.
• Cum ne-ai găsit: se păstrează cât timp există contul tău și se șterge odată cu el.
• Jurnale operaționale, independent de ștergerea contului: jurnalele de intrare/check-in QR 24 de luni, jurnalele de trimitere a e-mailurilor 12 luni, conversațiile de suport 90 de zile de la ultimul mesaj și rapoartele de erori/feedback (inclusiv capturile de ecran) 18 luni. O sarcină programată le elimină automat la expirarea fiecărei perioade.
• Facturile și evidențele de plată: păstrate atât timp cât cer legislația contabilă și fiscală, adică zece ani în România. Acestea sunt ținute în sistemul nostru de facturare, nu în contul tău.
• Evidențele privind renunțarea la dreptul de retragere: confirmarea pe care o dai la finalizarea comenzii este păstrată ca probă atât timp cât o eventuală pretenție aferentă mai poate fi formulată, inclusiv după închiderea contului tău. Este păstrată fără identificatorul contului tău și legată doar de referința plății.
• Lista de suprimare a e-mailurilor: dacă o adresă respinge mesajele sau raportează e-mailurile noastre ca spam, acea adresă rămâne pe o listă de suprimare și după ștergerea contului. Eliminarea ei ar însemna să reîncepem să trimitem e-mailuri cuiva care ne-a cerut să ne oprim.
• Ne poți cere să ștergem orice nu suntem obligați sau îndreptățiți prin lege să păstrăm, scriindu-ne la contact@seatplanning.com.

12. Drepturile tale

Potrivit RGPD, ai dreptul:

• De acces la informațiile tale cu caracter personal
• De a rectifica datele inexacte
• De a solicita ștergerea datelor tale („dreptul de a fi uitat”)
• De a restricționa prelucrarea datelor tale sau de a te opune acesteia
• La portabilitatea datelor — să îți exporți datele într-un format care poate fi citit automat, lucru pe care îl poți face singur din setările contului
• De a-ți retrage oricând consimțământul, fără a afecta prelucrarea anterioară
• Pentru a exercita oricare dintre aceste drepturi, scrie la contact@seatplanning.com. Răspundem în termen de o lună și îți vom spune dacă avem nevoie de mai mult timp.

13. Drepturi de confidențialitate în statele SUA

Nu vindem datele tale cu caracter personal. Dacă locuiești într-un stat din SUA cu o lege cuprinzătoare privind confidențialitatea (cum ar fi California, prin CCPA/CPRA, ori Colorado, Connecticut, Texas sau Virginia), ai dreptul să afli ce date personale deținem, să le accesezi, să le corectezi sau să le ștergi și să te opui oricărei „vânzări” sau „partajări” de date personale. Nu vindem niciodată date personale. Singura prelucrare care ar putea fi considerată „partajare” în scopul publicității comportamentale între contexte este măsurarea publicitară descrisă în secțiunea 6, care are loc doar dacă accepți cookie-urile de analiză — prin urmare, respingerea lor, sau retragerea oricând din setările de cookie-uri, reprezintă opoziția ta. Îți poți exercita aceste drepturi și scriindu-ne la contact@seatplanning.com.

14. Confidențialitatea copiilor

SeatPlanning se adresează adulților care organizează evenimente și nu este destinat copiilor. Nu colectăm cu bună știință date cu caracter personal de la copii sub 16 ani. Dacă apreciezi că un copil ne-a furnizat date cu caracter personal fără implicarea unui părinte sau tutore, contactează-ne la contact@seatplanning.com și le vom șterge.

15. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciezi că nu am tratat legal datele tale cu caracter personal, te rugăm să ne contactezi mai întâi la contact@seatplanning.com, ca să putem încerca să îndreptăm situația. Ai de asemenea dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere în domeniul protecției datelor. Autoritatea noastră principală este Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, 010336 București, România, anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro. Dacă locuiești sau lucrezi în alt stat din UE/SEE, poți depune plângerea la autoritatea de supraveghere locală.

16. Cookie-uri și urmărire

Folosim cookie-uri strict necesare pentru funcționarea serviciului, un cookie propriu care reține cum ne-ai găsit și — doar cu consimțământul tău — cookie-uri neesențiale pentru analiza produsului, reluarea sesiunii, măsurarea publicitară și asistența prin chat live. Îți poți gestiona oricând opțiunile din setările de cookie-uri. Vezi Politica de cookie-uri pentru toate detaliile.

17. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această Politică de confidențialitate din când în când. Vom publica noua versiune pe această pagină și vom actualiza data de la "Ultima actualizare". Dacă o modificare afectează semnificativ modul în care folosim datele tale, îți vom spune direct.

18. Contactează-ne

Dacă ai întrebări despre această Politică de confidențialitate sau dorești să îți exerciți drepturile, te rugăm să ne contactezi la contact@seatplanning.com.