Molte coppie trattano la lista degli invitati come un elenco di nomi. In realtà sono tre decisioni: quante persone puoi permetterti, chi ha la priorità quando non puoi invitare tutti e come scoprirai chi viene davvero. Se le imposti bene, la piantina dei posti, l'ordine al catering e la giornata stessa diventano molto più tranquilli.
Questa guida spiega come costruire la lista, quali colonne vale la pena monitorare e come gestire gli RSVP senza inseguire le persone su sei chat diverse.
Parti dal budget a testa
Il primo numero non è un conteggio di persone. Sono soldi. Prendi i costi che crescono con gli ospiti, cioè cibo, bevande, noleggi e buona parte del costo della location, e dividili per il costo a persona.
Un esempio approssimativo: se catering, bevande e noleggi arrivano a 110 a persona e hai 12.000 da spendere sulla parte legata agli ospiti, puoi ospitare circa 110 persone. Quel tetto è il limite entro cui deve stare la lista, e chiude la maggior parte delle discussioni, perché è aritmetica e non opinione.
Due avvertenze. Aggiungi qualche punto percentuale per gli accompagnatori e le aggiunte dell'ultimo minuto che compaiono sempre. E ricorda che anche bambini, fornitori e a volte il fotografo o la band mangiano, quindi contali.
Costruisci una lista A e una lista B
Scrivi due liste.
- La lista A è composta da tutte le persone senza cui non immagini la giornata: famiglia stretta, amici più cari e chiunque rimarrebbe davvero male a non essere invitato.
- La lista B è composta da tutte le persone che ameresti avere se si liberasse posto: colleghi, cugini lontani, amici di amici, i vicini che piacciono ai tuoi genitori.
Spedisci prima gli inviti A. Man mano che arrivano i rifiuti, spedisci gli inviti B nell'ordine in cui li hai classificati. Poiché un invito tardivo può sembrare una seconda scelta, manda il giro B al più tardi circa otto settimane prima del matrimonio e mantieni la stessa scadenza RSVP per tutti.
Dividere la quota tra le famiglie
Il metodo più pulito è una divisione concordata in anticipo: un terzo per ciascun partner e un terzo in comune, oppure metà e metà se entrambe le parti contribuiscono allo stesso modo. Se pagano i genitori, di solito si aspettano voce in capitolo sulla loro quota. Concordate i totali prima che qualcuno scriva un solo nome e fate compilare a ciascuna parte la propria scheda del foglio condiviso.
Domande che risolvono i nomi dubbi
- Ci siamo sentiti nell'ultimo anno?
- Li inviteremmo se la lista fosse la metà?
- L'accompagnatore è un partner che conosciamo o uno sconosciuto?
- I bambini sono invitati solo alla cerimonia, al pranzo, o per niente? Scrivilo sull'invito, e scrivilo una volta sola.
Le colonne che vale la pena monitorare
Un foglio di calcolo batte un quaderno perché puoi ordinare e filtrare. Queste sono le colonne che poi ripagano:
| Colonna | Perché conta |
|---|---|
| Nome | Una riga per persona, non per coppia, così la piantina funziona |
| Lato | Partner 1, partner 2 o in comune, per bilanciare la quota |
| Nucleo familiare | Tiene insieme famiglie e coppie per inviti e posti |
| Lista | A o B, più la data di invio dell'invito |
| Contatto | Email e telefono, così i solleciti arrivano a qualcuno |
| Stato RSVP | In attesa, confermato, rifiutato, forse |
| Accompagnatore | Se invitato, e il nome una volta noto |
| Esigenze alimentari | Allergie e diete, che il catering richiede al conteggio finale |
| Tavolo | Compilato più tardi, quando inizia la piantina dei posti |
Crea un foglio con esattamente queste intestazioni e compila le prime quattro colonne prima di spedire qualsiasi cosa. Tieni una persona per riga e intestazioni semplici, e il resto non ha bisogno di niente di sofisticato.
Dal foglio di calcolo alla piantina dei posti
SeatPlanning può importare una lista invitati da Excel (funzionano anche CSV e nomi incollati). Con una persona per riga, la lista che hai costruito in anticipo diventa la lista ospiti della tua piantina, pronta per essere sistemata ai tavoli. I nuclei familiari si possono raggruppare in gruppi, e pasti ed esigenze alimentari vengono monitorati per ogni ospite. Puoi iniziare gratis con fino a 40 ospiti nel generatore gratuito di piantine dei posti, oppure andare direttamente al piano dei tavoli per il matrimonio.
Gestire gli RSVP
Fissa la scadenza circa sei settimane prima
Gli inviti partono circa tre mesi prima del matrimonio, prima per un matrimonio in una destinazione lontana. Fissa la data di risposta circa sei settimane prima del giorno. Questo lascia due settimane di margine per i solleciti prima della data in cui il catering vuole i numeri definitivi, di solito due o tre settimane prima.
Scegli una data facile da ricordare e scrivila a chiare lettere sull'invito, non solo sul cartoncino di risposta.
Rendi la risposta il più semplice possibile
Ogni passaggio in più fa perdere risposte. Le opzioni più semplici sono un modulo online, un link condiviso o un codice QR sull'invito. SeatPlanning permette agli ospiti di trovare il proprio nome tramite un link o un codice QR e di rispondere lì, e la tua piantina si aggiorna da sola, così non devi mai ribattere un cartoncino. Se preferisci invitare via email, puoi spedire inviti e solleciti con il tuo messaggio dalla stessa lista ospiti.
Chiedi solo ciò che ti serve:
- Parteciperai?
- Esigenze alimentari o allergie
- Nome dell'accompagnatore, se ne è previsto uno
- Un messaggio facoltativo o una canzone richiesta
Solleciti senza essere pesanti
Aspettati che il 10-15 percento degli ospiti sia in silenzio alla scadenza. Un ritmo che funziona:
- Una settimana prima della scadenza: una spintarella gentile a tutti quelli ancora in sospeso.
- Il giorno della scadenza: un breve ultimo avviso.
- Due settimane dopo: un messaggio o una telefonata personale da parte della persona più vicina a quell'ospite. La telefonata della zia della sposa vale più di una quarta email.
Mantieni un tono caloroso e pratico: «Il 15 chiudiamo i numeri con il catering. Potresti farci sapere entro quella data?» Le persone rispondono quando c'è un motivo.
Risposte tardive e assenze
Decidi in anticipo cosa succede a un ospite che non risponde. La maggior parte delle coppie considera la mancata risposta un rifiuto dopo l'ultimo sollecito e comunica quel numero alla location. Tieni una breve lista di persone della lista A che si possono ancora far rientrare, perché un tavolo da otto con una sedia vuota non è un disastro, ma un tavolo con tre sedie vuote lo è.
Dalla lista ospiti alla piantina dei posti
Passata la scadenza, gli ospiti confermati sono le persone da sistemare. Filtra i confermati, tieni insieme i nuclei familiari, poi sistemali tavolo per tavolo. La nostra guida alla piantina dei posti per il matrimonio illustra i calcoli sui tavoli e i casi imbarazzanti, e tavolo d'onore o tavolo degli sposi ti aiuta con il tavolo principale. Per idee su come presentare la piantina finita, leggi le idee per la piantina dei posti del matrimonio.
Il giorno stesso, il check-in dell'evento ti permette di registrare gli ospiti con il codice QR del loro invito, così sai chi è arrivato. La pagina dedicata ai matrimoni mostra come si incastrano tutti i pezzi.
Un semplice calendario
| Quando | Cosa fare |
|---|---|
| 12 mesi prima | Concorda il budget a testa e la quota per famiglia |
| 9 mesi prima | Completa le liste A e B in un unico foglio principale |
| 3 mesi prima | Spedisci gli inviti alla lista A |
| 8 settimane prima | Spedisci gli inviti B man mano che arrivano i rifiuti |
| 6 settimane prima | Scadenza RSVP |
| 4 settimane prima | Solleciti personali, poi numero definitivo al catering |
| 2 settimane prima | Blocca la piantina dei posti |
