Viele Paare halten die Gästeliste für eine Namensliste. Tatsächlich stecken drei Entscheidungen darin: wie viele Menschen Sie sich leisten können, wer Vorrang hat, wenn nicht alle kommen können, und wie Sie erfahren, wer wirklich kommt. Sind diese Punkte geklärt, werden Sitzplan, Catering-Bestellung und der Hochzeitstag selbst deutlich entspannter.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Gästeliste für Ihre Hochzeit aufbauen, welche Spalten sich lohnen und wie Sie die Zu- und Absagen verwalten, ohne sechs verschiedenen Chats hinterherzulaufen.
Beginnen Sie mit dem Budget pro Gast
Die erste Zahl ist keine Personenzahl, sondern Geld. Nehmen Sie die Kosten, die mit der Gästezahl wachsen, also Essen, Getränke, Mietmöbel und einen großen Teil der Location, und teilen Sie sie durch die Kosten pro Gast.
Ein grobes Beispiel: Liegen Essen, Getränke und Miete bei 110 € pro Person und Sie haben 12.000 € für den gästeabhängigen Teil, können Sie etwa 110 Personen bewirten. Diese Obergrenze muss die Liste einhalten. Sie beendet die meisten Diskussionen, denn es ist Rechnen und keine Meinung.
Zwei Hinweise. Planen Sie einige Prozent für Begleitungen und Nachmeldungen ein, die immer auftauchen. Und denken Sie daran, dass Kinder, Dienstleister und manchmal Fotograf oder Band mitessen, zählen Sie sie also mit.
Standesamt, Trauung, Feier: unterschiedliche Gästekreise
In Deutschland sind nicht immer alle bei allem dabei. Manche Paare laden zur standesamtlichen Trauung nur die engste Familie ein, zur freien Trauung und zum Sektempfang mehr Gäste und zum Abendprogramm zusätzliche Abendgäste. Ergänzen Sie einfach eine Spalte „Dabei bei" (Trauung, Sektempfang, Essen, Abend). Die Zahl der Gedecke ist dann nur die Teilsumme für das Essen, und Sie zahlen kein Menü für jemanden, der erst zur Party kommt.
A-Liste und B-Liste
Schreiben Sie zwei Listen.
- Die A-Liste umfasst alle, ohne die der Tag undenkbar wäre: engste Familie, beste Freunde und jeden, der wirklich verletzt wäre, nicht gefragt zu werden.
- Die B-Liste umfasst alle, die Sie gern dabeihätten, wenn Plätze frei werden: Kollegen, entfernte Cousins, Bekannte von Bekannten, die Nachbarn, die Ihre Eltern mögen.
Verschicken Sie zuerst die A-Einladungen. Treffen Absagen ein, laden Sie die B-Gäste in der festgelegten Reihenfolge ein. Weil eine späte Einladung wie zweite Wahl wirken kann, sollte die B-Runde spätestens etwa acht Wochen vor der Hochzeit rausgehen, mit derselben Rückmeldefrist für alle.
Kontingente für die Familien
Am einfachsten ist ein vorher vereinbarter Schlüssel: je ein Drittel für Braut und Bräutigam und ein Drittel gemeinsam, oder halbe-halbe, wenn beide Seiten gleich viel beitragen. Zahlen die Eltern mit, erwarten sie meist ein Mitspracherecht für ihren Anteil. Legen Sie die Summen fest, bevor jemand einen Namen schreibt, und lassen Sie jede Seite ein eigenes Blatt in der gemeinsamen Tabelle füllen.
Fragen für Grenzfälle
- Haben wir im letzten Jahr gesprochen?
- Würden wir die Person einladen, wenn die Liste nur halb so lang wäre?
- Ist die Begleitung ein Partner, den wir kennen, oder ein Unbekannter?
- Sind Kinder zur Trauung, zum Essen oder gar nicht eingeladen? Schreiben Sie es einmal und deutlich in die Einladung.
Die Spalten, die sich lohnen
Eine Tabelle ist besser als ein Notizbuch, weil Sie sortieren und filtern können. Diese Spalten zahlen sich später aus:
| Spalte | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Name | Eine Zeile pro Person, nicht pro Paar, damit sich jeder platzieren lässt |
| Seite | Braut, Bräutigam oder gemeinsam, um die Kontingente auszugleichen |
| Haushalt | Hält Familien und Paare für Einladung und Tische zusammen |
| Liste | A oder B, dazu das Datum der Einladung |
| Kontakt | E-Mail und Telefon, damit Erinnerungen ankommen |
| Zu- oder Absage | Offen, zugesagt, abgesagt, vielleicht |
| Begleitung | Eingeladen oder nicht, und der Name, sobald bekannt |
| Ernährung | Allergien und Ernährungsformen, die der Caterer zur Endzahl braucht |
| Tisch | Wird später gefüllt, wenn die Sitzordnung beginnt |
Legen Sie eine Tabelle mit genau diesen Überschriften an und füllen Sie die ersten vier Spalten, bevor Sie etwas verschicken. Eine Person pro Zeile und schlichte Überschriften reichen völlig.
Von der Tabelle zum Sitzplan
SeatPlanning importiert eine Gästeliste aus Excel (CSV und eingefügte Namen funktionieren ebenfalls). Mit einer Person pro Zeile wird die früh erstellte Liste zur Gästeliste Ihres Sitzplans und lässt sich direkt an Tische setzen. Haushalte können gruppiert werden, und Menüwahl sowie Ernährungswünsche werden pro Gast geführt. Bis zu 40 Gästen starten Sie kostenlos im kostenlosen Sitzplan-Generator, oder Sie gehen direkt zum Sitzplan für Ihre Hochzeit.
Zu- und Absagen verwalten
Frist: etwa sechs Wochen vorher
Einladungen gehen etwa drei Monate vor der Hochzeit raus, bei einer Hochzeit im Ausland früher. Setzen Sie die Rückmeldefrist auf etwa sechs Wochen vor dem Termin. So bleiben zwei Wochen Puffer zum Nachhaken, bevor Caterer oder Location die Endzahl brauchen, meist zwei bis drei Wochen vorher.
Wählen Sie ein leicht merkbares Datum und schreiben Sie es deutlich in die Einladung, nicht nur auf die Antwortkarte.
Antworten so einfach wie möglich machen
Jeder zusätzliche Schritt kostet Antworten. Am einfachsten sind ein Online-Formular, ein geteilter Link oder ein QR-Code auf der Einladung. Mit SeatPlanning finden Gäste ihren Namen über einen Link oder QR-Code und antworten direkt, und Ihr Plan aktualisiert sich selbst, ohne dass Sie Karten abtippen. Wenn Sie lieber per E-Mail einladen, können Sie aus derselben Gästeliste Einladungen und Erinnerungen mit Ihrer eigenen Nachricht versenden.
Fragen Sie nur ab, was Sie brauchen:
- Kommen Sie?
- Ernährung oder Allergien
- Name der Begleitung, falls eine eingeladen ist
- Optional: Nachricht oder Musikwunsch
Erinnern, ohne zu nerven
Rechnen Sie damit, dass 10 bis 15 Prozent der Gäste zur Frist noch nichts gesagt haben. Ein bewährter Rhythmus:
- Eine Woche vor der Frist: eine freundliche Erinnerung an alle, die noch offen sind.
- Am Stichtag: eine kurze letzte Nachricht.
- Zwei Wochen danach: eine persönliche Nachricht oder ein Anruf von der Person, die dem Gast am nächsten steht. Ein Anruf der Tante schlägt die vierte E-Mail.
Bleiben Sie freundlich und konkret: „Wir melden dem Caterer am 15. die endgültige Zahl. Könnten Sie uns bis dahin Bescheid geben?" Mit einem Grund antworten Menschen lieber.
Späte Antworten und Ausfälle
Legen Sie vorher fest, was mit schweigenden Gästen passiert. Die meisten Paare werten fehlende Antworten nach der letzten Erinnerung als Absage und nennen der Location diese Zahl. Halten Sie eine kurze Liste von A-Gästen bereit, die noch nachrücken können: Ein Achtertisch mit einem leeren Stuhl ist kein Problem, einer mit drei leeren Stühlen schon.
Von der Gästeliste zur Sitzordnung
Nach der Frist sind Ihre zugesagten Gäste diejenigen, die Sie platzieren. Filtern Sie auf „zugesagt", lassen Sie Haushalte zusammen und verteilen Sie dann Tisch für Tisch. Unser Leitfaden zum Hochzeits-Sitzplan erklärt die Tischrechnung und die heiklen Fälle, und Brauttisch oder Zweiertisch hilft beim Tisch des Brautpaars. Wie Sie den fertigen Plan präsentieren, zeigen unsere Sitzplan-Ideen für die Hochzeit.
Am Tag selbst können Sie Gäste beim Einlass per QR-Code mit dem Code aus ihrer Einladung scannen und sehen, wer schon da ist. Wie alles zusammenspielt, zeigt die Seite Hochzeiten.
Ein einfacher Zeitplan
| Wann | Was |
|---|---|
| 12 Monate vorher | Budget pro Gast und Kontingent pro Familie festlegen |
| 9 Monate vorher | A- und B-Liste in einer Tabelle fertigstellen |
| 3 Monate vorher | Einladungen an die A-Liste senden |
| 8 Wochen vorher | B-Einladungen nach Absagen versenden |
| 6 Wochen vorher | Rückmeldefrist |
| 4 Wochen vorher | Persönlich nachfassen, dann Endzahl an den Caterer |
| 2 Wochen vorher | Sitzordnung festzurren |
