Un venue cita 250. Pianifichi per 250. Poi il floor plan torna indietro e entra 160.
Non è successo niente di disonesto. Il venue ha citato la sua capienza, che è un numero di sicurezza antincendio che descrive quante persone possono lasciare la sala. Tu hai bisogno della sua capacità seduta praticabile, che è quante persone possono cenare con i camerieri che camminano tra i tavoli e un dance floor in mezzo. Queste sono domande diverse con risposte diverse, e il divario tra loro è abitualmente 30-40 percento.
Ecco come ottenere il secondo numero dalla metratura.
Inizia con l'area netta del pavimento
Prendi la metratura della sala e sottrai tutto quello che sta permanentemente in piedi: il bar, il palco, le colonne strutturali, il guardaroba, qualsiasi mobile incorporato. Quello che rimane è l'area netta, ed è l'unica cifra che vale la pena fare calcoli su.
Una sala di 279 metri quadrati con un bar di 18,6 metri quadrati e un palco di 18,6 metri quadrati è 241,8 netti, non 279. Quella differenza è due tavoli e mezzo.
I tre numeri per persona
| Stile di evento | Metri quadrati per persona | Cosa assume |
|---|---|---|
| Cena seduta, tavoli rotondi | 13,4-14,8 | Tavoli, sedie, corridoi di servizio |
| Cena seduta, tavoli rettangolari | 13-14,8 | Si incastra meglio nelle sale strane |
| Cerimonia o file di teatro | 7,4-9,3 | Solo sedie, più corridoi |
| Cocktail in piedi | 7,4-9,3 | Alcuni tavoli poseur |
| In piedi, senza tavoli | 4,6-5,6 | Ricevimento denso |
La cifra 13,4 non è un'ipotesi. Un tavolo rotondo da 152 cm con il suo anello di spazio libero occupa circa 9,3 metri quadrati e ha seduta per otto, che è circa 1,2 metri quadrati a persona, e aggiungendo il 15 percento che i corridoi principali e i percorsi di servizio consumano dà 13,4. Il nostro calcolatore usa esattamente quel modello.
Per confronto, la Tabella 1004.5 dell'IBC assegna circa 13,9 metri quadrati netti per persona a spazi di assemblea con tavoli e sedie, e 6,5 a sedie senza tavoli. Queste sono cifre di occupazione, quindi sono un pavimento legale piuttosto che un piano.
Usa il top di ogni intervallo per matrimoni e gala, dove gli ospiti siedono per tre ore e le fotografie contano. Usa il fondo per conferenze e buffet, dove la gente si muove.
Sottrai quello che la serata ha bisogno
Questo è il passo che chiude la maggior parte del divario tra il numero citato e quello reale.
Dance floor. Circa il 40 percento dei tuoi ospiti sarà in cima al picco, a circa 0,4 metri quadrati ciascuno. Per 150 ospiti sono circa 25 metri quadrati, quindi all'incirca un quadrato di 5 metri. Lascia un bordo di 1 metro intorno ad esso così le persone possono salire e scendere, e dai ai tavoli più vicini più spazio piuttosto che meno, perché le sedie vengono spinte fuori e lasciate lì.
Buffet. All'incirca 14 metri quadrati per linea, e una linea per 100 ospiti. Poi aggiungi lo spazio in piedi per la coda, che è la parte che viene lasciata fuori dai disegni. Un buffet per 200 è due linee, 28 metri quadrati di stazione, e spazio per 40 persone in piedi.
Palco o banda. Circa 18,6 metri quadrati per una piccola banda, di più con un riser per la batteria. Un DJ ha bisogno di molto meno, circa 5,6 metri quadrati.
Tavolo della torta, tavolo dei regali, tavolo di benvenuto, photo booth. 4,6-9,3 metri quadrati ciascuno, e appaiono sempre tardi nella pianificazione.
Un esempio funzionante
Una sala netta di 241,8 metri quadrati, matrimonio, tavoli rotondi da 152 cm, cena al piatto.
- Dance floor per 130 ospiti: 130 x 0,4 x 0,4 = circa 21,7 metro quadrato, diciamo 23 con il bordo.
- Banda: 18,6 metro quadrato.
- Tavoli della torta e dei regali: 9,3 metro quadrato.
- Rimasto per la cena: 241,8 - 51 = 190,8 metro quadrato.
A 14,8 metri quadrati per ospite sono circa 13. A 13,4, la cifra con corridoi ma senza margine di comfort, sono circa 14. Quindi la risposta onesta per questa sala è circa 13 ospiti, con 14 come il massimale che raggiungi accettando un layout senza spazio libero.
Se il venue ha citato 186, siete tutti e due corretti. Stavano descrivendo l'evacuazione e tu stai descrivendo la cena.
Verifica il buon senso contando i tavoli
Conta invece i tavoli e vedi se ottieni la stessa risposta. Per 13 ospiti a 8 per tavolo hai bisogno di 2 tavoli. A circa 9,3 metri quadrati ciascuno sono circa 18,6 metri quadrati, più il 15 percento per corridoi, dando circa 21,4. Ne hai 190,8, quindi entra con molto spazio rimanente.
Spingi a 14 ospiti e hai bisogno di 2 tavoli, che sono circa 18,6 metri quadrati e circa 21,4 con corridoi. È meno dello spazio che la sala ha. I due metodi concordano, incluso dove siede il massimale, che è la parte utile.
Quando disaccordano di più dell'10 percento circa, la causa è solitamente una sala che non si incastra bene: un L, un lungo corridoio, o una sala con colonne. Una griglia si incastra solo file e colonne intere, quindi in quelle sale la cifra per persona è falsa e il conteggio dei tavoli è quello a cui credere.
Farlo senza l'aritmetica
Il nostro calcolatore di capienza dei tavoli esegue tutto questo dalle dimensioni della sala e dal conteggio degli ospiti: inserisce i tavoli nello spazio con distanze reali, sottrae il dance floor, il palco e il buffet, e ti dice quanto spazio rimane. Contrassegnerà anche quando un layout si adatta sulla carta ma non ha margine, che è solitamente la risposta che effettivamente avevi bisogno.
Da lì, il creatore di seating chart gratuito ti lascia posizionare i tavoli sul piano a scala vera. Se vuoi il ragionamento dietro le distanze che il calcolatore applica, la nostra guida alle distanze tra tavoli per eventi ha ogni cifra con la sua fonte, e la tabella di dimensioni e capienza dei tavoli da banchetto copre cosa siede in ogni tavolo.
