El local dice 250. Planificas 250. Luego llega el plano y salen 160.
No ha pasado nada deshonesto. El local ha dado su aforo, una cifra de seguridad contra incendios que describe cuánta gente puede salir de la sala. Tú necesitas su capacidad sentada utilizable, es decir cuánta gente puede cenar allí mientras el servicio circula entre las mesas y una pista de baile ocupa el centro. Son dos preguntas distintas con respuestas distintas, y la diferencia ronda habitualmente el 30 a 40 %.
Así se llega de una superficie a la segunda cifra.
Empieza por la superficie neta
Coge los metros cuadrados de la sala y resta todo lo que esté instalado de forma permanente: la barra, el escenario, los pilares, el guardarropa, el mobiliario fijo. Lo que queda es la superficie neta, y es la única sobre la que merece la pena calcular.
Una sala de 280 m2 con una barra de 19 m2 y un escenario de 19 m2 son 242 m2 netos, no 280. Esa diferencia son dos mesas y media.
Las tres cifras por persona
| Formato | m2 por persona | Qué da por supuesto |
|---|---|---|
| Cena sentada, mesas redondas | 1,34 a 1,5 | Mesas, sillas, pasillos de servicio |
| Cena sentada, mesas rectangulares | 1,3 a 1,5 | Embaldosa mejor salas incómodas |
| Ceremonia o filas de sillas | 0,75 a 0,93 | Solo sillas, más pasillos |
| Cóctel de pie | 0,75 a 0,93 | Algunas mesas altas |
| De pie, sin mesas | 0,46 a 0,56 | Recepción densa |
Los 1,34 m2 no son una estimación. Una redonda de 152 cm con su anillo de separación ocupa algo más de 9 m2 y admite ocho personas, o sea 1,16 m2 por cabeza, y sumando el 15 % que consumen los pasillos principales y de servicio salen 1,34. Ese es exactamente el modelo que usa nuestra calculadora.
Como comparación, la tabla 1004.5 del IBC asigna 1,4 m2 netos por persona a locales con mesas y sillas, y 0,65 m2 a sillas sin mesas. Son cifras de aforo, es decir un suelo legal, no un plan.
Usa el extremo alto de cada horquilla para bodas y galas, donde se está sentado tres horas y las fotos importan. El bajo para congresos y bufés, donde la gente circula.
Resta lo que necesita la noche
Este es el paso que cierra casi toda la distancia entre la cifra anunciada y la real.
Pista de baile. En torno al 40 % de tus invitados estarán en ella en el momento punta, a unos 0,42 m2 cada uno. Para 150 invitados son 25 m2, o sea unos 5 por 5 metros. Deja un metro libre alrededor para subir y bajar, y dale a las mesas más cercanas más sitio y no menos, porque allí se apartan sillas y se quedan abandonadas.
Bufé. Unos 14 m2 por línea, y una línea por cada 100 invitados. Añade después sitio de pie para la cola, que es justo lo que se queda fuera de los planos. Un bufé para 200 son dos líneas, 28 m2 de estaciones y espacio para que esperen 40 personas.
Escenario o grupo. Unos 19 m2 para una banda pequeña, más con tarima de batería. Un DJ necesita mucho menos, alrededor de 6 m2.
Mesa de la tarta, de regalos, de recepción, fotomatón. De 5 a 9 m2 cada una, y siempre aparecen tarde en la planificación.
Un ejemplo resuelto
Una sala de 242 m2 netos, boda, redondas de 152 cm, menú emplatado.
- Pista de baile para 130 invitados: 130 x 0,4 x 0,42 = 22 m2, digamos 23 m2 con el borde.
- Grupo: 19 m2.
- Mesas de tarta y regalos: 9 m2.
- Queda para la comida: 242 - 51 = 191 m2.
A 1,5 m2 por invitado son 127 personas. A 1,34 m2, la cifra con pasillos pero sin margen de comodidad, son 142. La respuesta honesta para esta sala es por tanto unos 130 invitados, con 142 como techo al que llegas aceptando una distribución sin ninguna holgura.
Si el local dijo 200, ambos tenéis razón. Ellos hablaban de evacuación y tú hablas de una cena.
Contrastarlo contando mesas
Cuenta las mesas y mira si sale lo mismo. Para 130 invitados a ocho por mesa necesitas 17 mesas. A algo más de 9 m2 cada una son 158 m2, más un 15 % de pasillos, 182 m2. Tienes 191, así que cabe con algo de aire.
Fuérzalo a 142 invitados y necesitas 18 mesas, o sea 167 m2, y 192 m2 con pasillos. Es un metro cuadrado más de los que tiene la sala. Los dos métodos coinciden, también en dónde está el techo, y esa es la parte útil.
Cuando difieren en más de un 10 % aproximadamente, la causa suele ser una sala que embaldosa mal: una L, un pasillo largo, una sala con pilares. Una retícula solo entra en filas y columnas enteras, así que en esas salas la cifra por persona miente y hay que creer al recuento de mesas.
Sin hacer la cuenta
Nuestra calculadora de capacidad hace todo esto a partir de las medidas de la sala y el número de invitados: embaldosa las mesas con separaciones reales, resta la pista de baile, el escenario y el bufé, y te dice qué queda. También avisa cuando una distribución cabe sobre el papel pero sin margen, que suele ser la respuesta que de verdad necesitabas.
A partir de ahí, el creador de plano de mesas gratuito te deja colocar las mesas a escala real. El razonamiento detrás de las separaciones que aplica la calculadora está en nuestra guía de separación entre mesas, y lo que admite cada mesa en la tabla de tamaños de mesas de banquete.
