La salle annonce 250. Vous planifiez 250. Puis le plan revient et il en place 160.
Rien de malhonnête ne s'est produit. La salle a annoncé son effectif, une donnée de sécurité incendie qui décrit combien de personnes peuvent en sortir. Il vous faut sa capacité assise exploitable, c'est-à-dire combien peuvent y dîner pendant que le service circule entre les tables et qu'une piste de danse occupe le milieu. Ce sont deux questions différentes avec deux réponses différentes, et l'écart atteint couramment 30 à 40 %.
Voici comment obtenir la seconde à partir d'une surface.
Commencer par la surface nette
Prenez la surface de la salle et retirez tout ce qui y est installé à demeure : bar, scène, poteaux, vestiaire, mobilier fixe. Ce qui reste est la surface nette, et c'est la seule sur laquelle il vaut la peine de calculer.
Une salle de 280 m2 avec un bar de 19 m2 et une scène de 19 m2 fait 242 m2 nets, pas 280. Cette différence représente deux tables et demie.
Les trois valeurs par personne
| Format | m2 par personne | Ce que cela suppose |
|---|---|---|
| Dîner assis, tables rondes | 1,34 à 1,5 | Tables, chaises, allées de service |
| Dîner assis, tables rectangulaires | 1,3 à 1,5 | Pave mieux les salles biscornues |
| Cérémonie ou rangées de chaises | 0,75 à 0,93 | Chaises seules, plus les allées |
| Cocktail debout | 0,75 à 0,93 | Quelques mange-debout |
| Debout, sans tables | 0,46 à 0,56 | Réception dense |
Les 1,34 m2 ne sont pas une estimation. Une ronde de 152 cm avec son anneau de dégagement occupe un peu plus de 9 m2 et accueille huit personnes, soit 1,16 m2 par tête, et en ajoutant les 15 % que consomment les allées principales et de service on obtient 1,34. C'est exactement le modèle qu'utilise notre calculateur.
À titre de comparaison, la table 1004.5 de l'IBC attribue 1,4 m2 net par personne aux salles avec tables et chaises, et 0,65 m2 aux chaises sans tables. Ce sont des effectifs réglementaires, donc un plancher légal et non un plan.
Prenez le haut de chaque fourchette pour les mariages et les galas, où l'on reste assis trois heures et où les photos comptent. Le bas pour les congrès et les buffets, où les gens circulent.
Retirer ce que la soirée réclame
C'est l'étape qui comble l'essentiel de l'écart entre le chiffre annoncé et le vrai.
Piste de danse. Environ 40 % de vos invités y seront au pic, à peu près 0,42 m2 chacun. Pour 150 convives cela fait 25 m2, soit environ 5 mètres sur 5. Laissez un mètre dégagé tout autour pour y monter et en descendre, et donnez aux tables les plus proches plus de place et non moins, parce qu'on y pousse des chaises qu'on abandonne.
Buffet. Environ 14 m2 par ligne, à raison d'une ligne pour 100 convives. Ajoutez ensuite la place debout pour la file, et c'est justement elle qui manque aux dessins. Un buffet pour 200 fait deux lignes, 28 m2 de stations et de quoi faire tenir 40 personnes debout.
Scène ou orchestre. Environ 19 m2 pour une petite formation, davantage avec un praticable de batterie. Un DJ demande bien moins, autour de 6 m2.
Table du gâteau, des cadeaux, d'accueil, photobooth. De 5 à 9 m2 chacune, et elles apparaissent toujours tard dans la préparation.
Un exemple chiffré
Une salle de 242 m2 nets, mariage, rondes de 152 cm, service à l'assiette.
- Piste de danse pour 130 convives : 130 x 0,4 x 0,42 = 22 m2, disons 23 m2 avec la bordure.
- Orchestre : 19 m2.
- Tables du gâteau et des cadeaux : 9 m2.
- Reste pour le repas : 242 - 51 = 191 m2.
À 1,5 m2 par convive, cela fait 127 personnes. À 1,34 m2, la valeur allées comprises mais sans marge de confort, 142. La réponse honnête pour cette salle est donc environ 130 invités, avec 142 comme plafond atteignable si vous acceptez un plan sans la moindre réserve.
Si la salle a annoncé 200, vous avez raison tous les deux. Elle parlait d'évacuation, vous parlez d'un dîner.
Recouper par le nombre de tables
Comptez plutôt les tables et voyez si le résultat concorde. Pour 130 convives à huit par table il vous faut 17 tables. À un peu plus de 9 m2 chacune, cela fait 158 m2, plus 15 % d'allées, soit 182 m2. Vous en avez 191 : cela tient avec un peu d'air.
Poussez à 142 convives et il faut 18 tables, soit 167 m2, et 192 m2 avec les allées. C'est un mètre carré de plus que la salle. Les deux méthodes concordent, y compris sur l'endroit où se situe le plafond, et c'est la partie utile.
Quand elles divergent de plus de 10 % environ, la cause est presque toujours une salle qui se pave mal : un L, un couloir, une pièce avec des poteaux. Une trame ne rentre qu'en rangées et colonnes entières : dans ces salles, la valeur par personne ment et c'est le nombre de tables qu'il faut croire.
Sans faire le calcul
Notre calculateur de capacité fait tout cela à partir des dimensions de la salle et du nombre d'invités : il pave les tables avec les vrais dégagements, retire la piste de danse, la scène et le buffet, et vous dit ce qu'il reste. Il signale aussi les plans qui tiennent sur le papier sans aucune marge, ce qui est souvent la réponse dont vous aviez réellement besoin.
Ensuite, le créateur de plan de table gratuit vous laisse poser les tables à l'échelle réelle. Le raisonnement derrière les dégagements appliqués par le calculateur est dans notre guide de l'espacement des tables, et ce que chaque table accueille dans le tableau des tailles de tables de banquet.
