Qué ven los invitados cuando confirman el RSVP
Un recorrido por el lado del invitado en el RSVP de autoservicio: qué ve un invitado desde su enlace privado por correo, en comparación con el enlace compartido, y el formulario que usan para confirmar, declinar o actualizar su respuesta.
Saber qué ven realmente tus invitados hace que sea más fácil decidir qué pedirles y cómo redactar tu invitación. La mayoría llega a través de su propio enlace privado de confirmación, enviado cuando los invitas por correo. Ese enlace los lleva directo a su formulario de respuesta, sin ninguna búsqueda de por medio. Si además has generado un enlace compartible para invitados a los que llegas fuera del correo, dan un paso extra para encontrarse primero. Este es el camino que sigue cada uno.
1. La portada del evento
La página se abre con los datos de tu evento: nombre, fecha, ubicación y una breve descripción si añadiste una, seguidos de un botón RSVP. Esta es la primera parte que ven los invitados, así que vale la pena cuidar bien el texto en el diseño de tu página.
2. Encontrar su formulario de respuesta
- Desde su enlace privado por correo: el invitado llega directo a su propio formulario de respuesta, sin ningún paso de búsqueda.
- Desde el enlace compartido (si has generado uno): al seleccionar el botón de RSVP aparece un cuadro de búsqueda. El invitado escribe su nombre o apellido, y los nombres que coinciden aparecen en una lista debajo, junto con la mesa a la que está asignado si hay una definida. Selecciona su nombre de la lista para continuar.
Si nada coincide con lo que escribió en el enlace compartido, la página se lo indica, y puede intentarlo de nuevo con otra ortografía.
3. El formulario de respuesta
En cuanto un invitado elige su nombre, ve un formulario construido según los ajustes de tu plano:
- Si ya respondió antes, ve su estado actual (confirmado, declinado o pendiente) y un botón Cambiar respuesta si quiere actualizarlo.
- Si es su primera respuesta, ve los campos que hayas activado: apellido, teléfono, correo y cualquier pregunta personalizada que hayas añadido, como una elección de comida o una necesidad dietética.
- Un campo de notas siempre está disponible para cualquier cosa que quiera añadir.
- Si permites acompañantes, puede marcar ¿Vienes con alguien? y seleccionar Añadir una persona para introducir el nombre de esa persona, y opcionalmente su correo y cualquier campo personalizado.
- Antes de enviar, tiene que aceptar un breve aviso de consentimiento sobre cómo se usa su información.
Termina seleccionando Asistiré o No podré asistir.
4. Qué pasa después de enviar
- Si tu plano no exige verificación por correo, ve al instante una pantalla de agradecimiento, junto con su asignación de mesa si hay una definida.
- Si la verificación está activada y confirmó su asistencia, en su lugar ve un mensaje que le pide revisar su bandeja de entrada y confirmar desde ahí.
- Un rechazo se registra al instante en cualquier caso, ya que no hay nada que verificar para un no.
Actualizar una respuesta más adelante
Los invitados no quedan atados a su primera respuesta. Pueden volver al mismo enlace en cualquier momento antes del evento, su enlace privado por correo, o el enlace compartido y su nombre de nuevo, y seleccionar Cambiar respuesta para pasar de declinado a confirmado o actualizar sus datos.
Qué hacer a continuación
- Activa el RSVP de autoservicio para configurar este flujo en tu plano.
- Diseña tus páginas de RSVP y de reclamación para cambiar el texto, los colores y el diseño que ven los invitados.
- Exige verificación por correo para añadir el paso de verificación descrito arriba.