Ce que voient les invités quand ils répondent
Un parcours du côté invité du RSVP en libre-service : ce que voit un invité depuis son lien privé par e-mail, comparé au lien partagé, et le formulaire qu'il utilise pour confirmer, décliner ou modifier sa réponse.
Savoir ce que vos invités voient réellement facilite les décisions sur ce qu'il faut leur demander et comment rédiger votre invitation. La plupart y arrivent via leur propre lien de confirmation privé, envoyé quand vous les invitez par e-mail. Ce lien mène directement à leur formulaire de réponse, sans recherche à faire. Si vous avez aussi généré un lien partageable pour les invités joints en dehors de l'e-mail, ils passent par une étape supplémentaire pour se retrouver d'abord. Voici le parcours que suit chacun.
1. La bannière de l'événement
La page s'ouvre avec les informations de votre événement : nom, date, lieu, et une courte description si vous en avez ajouté une, suivis d'un bouton RSVP. C'est la première chose que voient les invités, donc il vaut la peine de bien choisir les mots dans la conception de votre page.
2. Trouver son formulaire de réponse
- Depuis son lien privé par e-mail : l'invité arrive directement sur son propre formulaire de réponse, sans étape de recherche.
- Depuis le lien partagé (si vous en avez généré un) : sélectionner le bouton RSVP fait apparaître une barre de recherche. L'invité saisit son prénom ou son nom, et les noms correspondants apparaissent dans une liste en dessous, avec la table qui lui est assignée si elle est définie. Il sélectionne son nom dans la liste pour continuer.
Si rien ne correspond à ce qu'il a saisi sur le lien partagé, la page le lui indique, et il peut réessayer avec une orthographe différente.
3. Le formulaire de réponse
Une fois que l'invité a choisi son nom, il voit un formulaire construit autour des paramètres de votre plan :
- S'il a déjà répondu, il voit son statut actuel (confirmé, décliné ou en attente) et un bouton Modifier ma réponse s'il veut la mettre à jour.
- Si c'est sa première réponse, il voit les champs que vous avez activés : nom, téléphone, e-mail, et toutes les questions personnalisées que vous avez ajoutées, comme un choix de repas ou un besoin alimentaire.
- Un champ de notes est toujours disponible pour tout ce qu'il souhaite ajouter.
- Si vous autorisez les accompagnants, il peut activer Ajouter un accompagnant et saisir le nom de cette personne, ainsi que son e-mail et ses champs personnalisés facultativement.
- Avant de soumettre, il doit accepter une courte mention de consentement sur l'utilisation de ses informations.
Il termine en sélectionnant Confirmer ma présence ou Décliner.
4. Ce qui se passe après la soumission
- Si votre plan n'exige pas de vérification par e-mail, il voit immédiatement un écran de remerciement, avec l'attribution de sa table si elle est définie.
- Si la vérification est activée et qu'il a confirmé sa présence, il voit à la place un message lui demandant de vérifier sa boîte de réception et de confirmer depuis celle-ci.
- Un refus est enregistré immédiatement dans les deux cas, puisqu'il n'y a rien à vérifier pour un non.
Modifier une réponse plus tard
Les invités ne sont pas enfermés dans leur première réponse. Ils peuvent revenir à tout moment avant l'événement sur le même lien, leur lien privé par e-mail ou le lien partagé et leur nom, et sélectionner Modifier ma réponse pour passer de décliné à confirmé ou mettre à jour leurs informations.
Pour aller plus loin
- Activer le RSVP en libre-service pour mettre en place ce parcours sur votre plan.
- Concevoir vos pages RSVP et de réclamation pour changer les mots, les couleurs et la mise en page vus par les invités.
- Exiger une vérification par e-mail pour ajouter l'étape de vérification décrite ci-dessus.