QR-Tickets und Einlass aktivieren
Schalte den QR-Modus ein, damit Gäste einen Sitzplatz beanspruchen und ein digitales Ticket mit QR-Code erhalten, und scanne dann Tickets am Eingang, um zu verfolgen, wer angekommen ist.
Der QR-Modus macht aus deinem Sitzplan ein Event mit digitalen Tickets. Gäste beanspruchen ihren eigenen Sitzplatz über einen Link, erhalten ein Ticket per E-Mail mit einem QR-Code, und du scannst diesen Code am Eingang, um sie einzuchecken.
Das ist eine Funktion höherer Tarifstufen. Sieh auf der Preisseite nach, falls dein Tarif sie noch nicht zeigt.
- 1Wähle Digitales Ticket & QR-Einlass, um den QR-Check-in einzuschalten.
Was sich beim Einschalten ändert
Ist der QR-Modus aktiv, erhält jeder Gast einen persönlichen Claim-Link statt eines einfachen RSVP-Formulars. Öffnet ein Gast seinen Link, bestätigt er seine Teilnahme und wählt, falls du das zulässt, seinen eigenen Sitzplatz. Sobald er beansprucht, sendet SeatPlanning ihm sofort ein digitales Ticket mit einem eindeutigen QR-Code.
Beim Event scannst du jedes Ticket mit dem Einlass-Scanner. Jeder Scan aktualisiert deinen Einlasszähler sofort, du weißt also immer, wer schon da ist.
Den QR-Modus einschalten
- Öffne deinen Sitzplan und gehe zu RSVP, dann Konfiguration.
- Wähle QR-Tickets als deinen RSVP-Modus.
- Bestätige den Wechsel. SeatPlanning zeigt dir vorher, was sich für Gäste ändert.
- Prüfe die Gestaltung deiner Claim-Seite und passe Wortlaut, Farben oder Logo bei Bedarf an.
Ist der QR-Modus eingeschaltet, versendest du deine Einladungen genauso wie in jedem anderen Modus. Jede Einladung enthält den eigenen Claim-Link des jeweiligen Gastes.
Was Gäste tun
- Ein Gast öffnet seinen Claim-Link aus der E-Mail, die du gesendet hast.
- Er bestätigt seine Teilnahme und wählt, falls die Sitzplatzwahl aktiviert ist, einen freien Sitzplatz.
- Er erhält sein digitales Ticket direkt nach dem Beanspruchen per E-Mail.
Findet ein Gast sein Ticket später nicht mehr, kannst du es aus der Gästeliste erneut senden, ohne dass er erneut beanspruchen muss.
Am Tag des Events
Öffne den Einlass-Scanner über deinen Sitzplan und beginne, Tickets zu scannen, sobald Gäste eintreffen. Jeder gültige Scan checkt den Gast ein und aktualisiert deine Live-Einlassstatistik. Du siehst, wer eingetroffen ist, wer nicht, und kannst einen Check-in zurücksetzen, falls du das falsche Ticket scannst.
Wie es weitergeht
- Gäste mit dem Scanner einchecken für die vollständige Anleitung zum Scannen am Eingang.
- Claim-Links und Ablauf, um zu verstehen, wie der Link jedes Gastes funktioniert.
- Das Ticket eines Gastes erneut senden, falls jemand seine E-Mail verliert.