Activer les billets QR et l'entrée
Activez le mode QR pour que les invités réclament un siège et reçoivent un billet numérique avec un code QR, puis scannez les billets à l'entrée pour suivre qui est arrivé.
Le mode QR transforme votre plan de salle en événement avec billets numériques. Les invités réclament eux-mêmes leur siège depuis un lien, reçoivent un billet par e-mail avec un code QR, et vous scannez ce code à l'entrée pour les enregistrer.
C'est une fonctionnalité de niveau supérieur. Consultez la page tarifaire si votre forfait ne la propose pas encore.
- 1Choisissez Billet numérique et entrée QR pour activer l'enregistrement par QR.
Ce qui change quand vous l'activez
Avec le mode QR activé, chaque invité reçoit un lien de réclamation personnel au lieu d'un simple formulaire RSVP. Quand un invité ouvre son lien, il confirme qu'il vient et, si vous l'autorisez, choisit son propre siège. Dès qu'il réclame son siège, SeatPlanning lui envoie par e-mail un billet numérique avec un code QR unique.
Le jour de l'événement, vous scannez chaque billet avec le scanner d'entrée. Chaque scan met à jour votre compteur d'entrées immédiatement, vous savez donc toujours qui est arrivé.
Activer le mode QR
- Ouvrez votre plan de salle et allez dans RSVP, puis Configuration.
- Sélectionnez Billets QR comme mode RSVP.
- Confirmez le changement. SeatPlanning vous indique ce qui change pour les invités avant que vous ne validiez.
- Vérifiez la conception de votre page de réclamation et ajustez le texte, les couleurs ou le logo si vous le souhaitez.
Une fois le mode QR activé, envoyez vos invitations de la même façon que pour tout autre mode. Chaque invitation porte le lien de réclamation propre à cet invité.
Ce que font les invités
- Un invité ouvre son lien de réclamation depuis l'e-mail que vous avez envoyé.
- Il confirme sa présence et, si le choix du siège est activé, choisit un siège disponible.
- Il reçoit son billet numérique par e-mail juste après avoir réclamé son siège.
Si un invité ne retrouve pas son billet plus tard, vous pouvez le renvoyer depuis la liste d'invités sans lui demander de réclamer à nouveau.
Le jour J
Ouvrez le scanner d'entrée depuis votre plan de salle et commencez à scanner les billets à l'arrivée des invités. Chaque scan valide enregistre l'invité et met à jour vos statistiques d'entrée en direct. Vous pouvez voir qui est entré, qui ne l'est pas encore, et réinitialiser un enregistrement si vous scannez le mauvais billet.
Pour aller plus loin
- Enregistrer les invités avec le scanner pour le parcours complet du scan à l'entrée.
- Liens de réclamation et expiration pour comprendre comment fonctionne le lien de chaque invité.
- Renvoyer le billet d'un invité si quelqu'un perd son e-mail.