Choisir un mode RSVP

La façon dont vous collectez les réponses ne tient qu'à vous. SeatPlanning vous propose trois modes, et chacun change ce que voient et font vos invités. Vous pouvez passer de l'un à l'autre quand vous le souhaitez, donc rien ne vous empêche de commencer simplement et de changer d'avis ensuite.

Vous choisissez le mode dans les paramètres RSVP de votre plan, sous Configuration RSVP. Vous y trouverez le sélecteur Type de RSVP avec trois cartes.

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1. 1Voir les totaux d'un coup d'œil : confirmés, déclinés et encore en attente.
2. 2Ouvrir Configuration RSVP pour choisir votre mode : Gestion manuelle uniquement, RSVP en libre-service ou Billet numérique & entrée QR.
3. 3Lancer l'assistant e-mail pour inviter des invités depuis votre liste.

Gestion manuelle uniquement

Vous gérez tout vous-même. Il n'y a pas de page publique ni d'e-mails d'invitation. Vous ajoutez les invités, marquez qui vient, et organisez les places vous-même.

Utilisez ce mode quand vous savez déjà qui sera présent, ou que vous collectez les réponses d'une autre façon et voulez simplement construire le plan.

RSVP en libre-service

Les invités confirment ou déclinent eux-mêmes, au lieu que vous le fassiez pour eux. Quand vous les invitez par e-mail, chaque invité reçoit son propre lien de confirmation privé, sans recherche, sans liste à parcourir, et sans que personne ne voie la réponse d'un autre. Vous pouvez demander des informations supplémentaires sur le formulaire, comme un choix de repas, et exiger que les invités vérifient leur e-mail pour que les réponses soient authentiques.

Si vous voulez aussi atteindre des invités en dehors de l'e-mail, comme un groupe de discussion ou le site de votre événement, vous pouvez générer un lien RSVP partageable depuis les paramètres RSVP. Les invités qui arrivent par ce lien confirment en saisissant leur propre nom, sans jamais voir les informations des autres.

Les réponses arrivent sur votre liste d'invités au fur et à mesure, pour que vous sachiez toujours où en sont les choses.

Utilisez ce mode quand vous voulez que les invités répondent eux-mêmes, principalement via le lien privé de leur e-mail d'invitation.

Billet numérique & entrée QR

Les invités réclament leur place par e-mail et reçoivent un billet numérique avec un QR code. Le jour de l'événement, vous scannez chaque billet à la porte et regardez votre compteur d'entrées se mettre à jour en temps réel.

Utilisez ce mode quand vous devez contrôler l'entrée ou suivre la présence à l'arrivée des invités, comme pour un événement à billets ou un gala.

Changer de mode

Vous pouvez changer de mode à tout moment. Comme le changement modifie immédiatement ce que voient les invités, SeatPlanning vous demande de confirmer d'abord. Passer en RSVP en libre-service ne génère pas automatiquement de lien partageable. Vous pouvez en créer un ensuite depuis les paramètres RSVP si vous le souhaitez.

Pour aller plus loin

• Créer votre premier plan de table si vous n'en avez pas encore créé un.
• Importer votre liste d'invités depuis Excel pour que vos invités soient prêts à répondre.