Come invitare i tuoi ospiti: la guida completa

Invitare i tuoi ospiti tocca alcuni schermi diversi: scegliere come risponderanno, progettare quello che ricevono, scegliere chi lo riceve, e inviare. Questa guida ti guida attraverso tutto in ordine, così puoi seguire la prima volta e tornare a qualsiasi sezione dopo.

Cosa c'è in questa guida

1. Prima di iniziare
2. Apri l'Invite Hub
3. Le tre modalità RSVP
4. Progetta i tuoi email
5. Scegli i tuoi destinatari
6. Inviti o biglietti
7. Email mancanti e altri avvertimenti
8. Rivedi e invia
9. Traccia ogni invio
10. Gestisci i tuoi modelli
11. Se qualcosa va storto

Prima di iniziare

Alcune cose devono essere vere prima di poter invitare qualcuno:

• Il tuo piano deve includere gli inviti email. Se il pulsante è bloccato, la pagina dei prezzi mostra cosa lo sblocca.
• La modalità RSVP del tuo piano deve essere RSVP self-service o Biglietto Digitale e Accesso QR. Con Gestione Manuale Solo, non c'è una pagina dove un ospite possa rispondere, quindi non c'è nulla a cui inviarli.
• I tuoi ospiti devono avere indirizzi email salvati sui loro posti. Questo è l'unico posto da cui i destinatari vengono, quindi vale la pena di un rapido controllo della tua lista di ospiti per primo.

Apri l'Invite Hub

Una volta aggiunti gli ospiti al tuo piano, un pulsante Configura inviti appare sulla tela come il tuo prossimo passaggio naturale.

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1. 1Passaggio 1 dell'hub: scegli come risponderanno gli ospiti.
2. 2Scegli una modalità: Gestione Manuale Solo, RSVP self-service o Biglietto Digitale e Accesso QR.
3. 3Completa la configurazione, poi progetta e invia i tuoi email.

L'hub ti guida attraverso, in ordine: scegliere la tua modalità RSVP, personalizzare facoltativamente la tua pagina RSVP o di reclamo, e poi passarti alla procedura guidata email coperta nel resto di questa guida. Se preferisci saltare direttamente a scrivere un email, c'è un collegamento diretto anche per quello. In entrambi i casi arrivi nello stesso posto. Per i dettagli passo per passo dell'hub stesso, vedi L'Invite Hub, passo dopo passo.

Le tre modalità RSVP

Quello che scegli qui cambia tutto dopo, quindi vale la pena capire le tre opzioni prima di andare oltre.

• Gestione Manuale Solo. Nessuna pagina RSVP, no invitazioni. Tu stai tracciando chi viene da solo. Nulla nel resto di questa guida si applica finché non passi a una delle altre due modalità.
• RSVP self-service. Gli ospiti confermano o rifiutano da soli. Ogni ospite invitato per email riceve il proprio link di conferma privato, così nessuno vede la risposta di un altro. Puoi anche generare un link condivisibile separato, per gli ospiti che raggiungi fuori dall'email, che usano cercando il proprio nome.
• Biglietto Digitale e Accesso QR. Gli ospiti ricevono un link di reclamo personale per email. Una volta che reclamano il loro posto, ricevono automaticamente un biglietto digitale con un codice QR, che scannerizzi alla porta nel giorno.

Puoi cambiare modalità in qualsiasi momento dalle impostazioni RSVP del tuo piano, e SeatPlanning ti chiede di confermare poiché il cambiamento è visibile agli ospiti subito. Per il confronto completo, vedi Come scegliere la modalità RSVP. Il resto di questa guida copre la procedura guidata email, che funziona un po' diversamente a seconda di quale di queste due modalità sei in, più notevolmente al passaggio dei destinatari sotto.

Progetta i tuoi email

Ogni piano funziona con due email separate, mostrate fianco a fianco quando apri la scheda Progetta Email della procedura guidata email:

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1. 11. Invito: inviato nel momento in cui premi invia.
2. 22. Conferma: inviato automaticamente quando un ospite conferma la presenza.

1. Invito. Inviato quando invii inviti da questa procedura guidata. Invita l'ospite e lo collega al suo posto.
2. Conferma. Inviato automaticamente non appena un ospite conferma. In modalità Biglietto Digitale e Accesso QR, porta il biglietto QR dell'ospite. In modalità RSVP self-service, è una semplice conferma senza biglietto. Entrambe le modalità permettono di progettare e inviare questo email.

Entrambi sono costruiti allo stesso modo, da una riga dell'oggetto e una pila di blocchi riordinabili: un logo, un titolo, testo del corpo, un pulsante di call-to-action, e qualsiasi testo o gruppo di pulsanti extra che aggiungi.

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1. 1Imposta la riga dell'oggetto che gli ospiti vedono nella loro casella di posta.
2. 2Aggiungi un logo tramite URL o caricamento.
3. 3L'anteprima dal vivo mostra esattamente cosa riceve un ospite.

Alcune cose che vale la pena sapere:

• I segnaposti come il nome dell'ospite, il nome del piano, e il loro link personale RSVP o di reclamo cadono in qualsiasi campo di testo e si compilano automaticamente per ogni ospite quando l'email viene inviata.
• Colori e allineamento vengono impostati una volta e si applicano all'intero email: colore del brand, colori del testo, sfondo, e sfondo della scheda.
• Solo il proprietario del piano può modificare i modelli. I collaboratori con accesso di modifica possono comunque comporre e inviare usando il modello che viene salvato, ma non possono crearne uno o cambiarne uno.

Continuare dal passaggio di progettazione ti porta nella vista di composizione con l'anteprima dal vivo dell'email accanto ai tuoi contributi:

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1. 1Segui i tuoi progressi tra Progetta, Destinatari e Rivedi e Invia.
2. 2Dai un nome al tuo modello e imposta la sua riga dell'oggetto.
3. 3Osserva l'anteprima dal vivo aggiornarsi mentre modifichi.

Se il tuo piano usa Biglietto Digitale e Accesso QR, questo passaggio ha anche un'impostazione Scadenza del link di invito, che controlla per quanto tempo il link di reclamo di un ospite rimane valido una volta che lo invii. Per l'insieme completo di opzioni di progettazione e segnaposti, vedi Progetta i tuoi email di invito.

Scegli i tuoi destinatari

Nel passaggio Destinatari, scegli quale gruppo di ospiti dovrebbe ricevere questo invio:

• Posti Non Assegnati: ospiti che non sono ancora posizionati a un tavolo.
• Posti ai Tavoli: ospiti già assegnati a un tavolo nel tuo layout.

Ogni opzione mostra quanti posti si qualificano. Invii a un gruppo alla volta, quindi ripeti la procedura guidata per l'altro gruppo se vuoi raggiungere tutti in un singolo giorno.

In modalità RSVP self-service, ogni destinatario riceve comunque il proprio link di conferma privato. Questa selezione controlla solo chi viene invitato per email, non chi è autorizzato a rispondere. In modalità Biglietto Digitale e Accesso QR, questo passaggio appare un po' diverso, perché scegli anche cosa inviare.

Inviti o ticket

La modalità Biglietto Digitale e Accesso QR ti dà una scelta nella parte superiore del passaggio Destinatari:

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1. 1Inviti: gli ospiti reclamano il proprio posto, poi ricevono il loro ticket.
2. 2Ticket: salta il reclamo e invia subito a ogni ospite selezionato il suo ticket QR.
3. 3Email Mancanti ti avvisa di quanti posti verranno saltati.

• Inviti è il flusso standard: l'ospite apre il suo link, reclama il suo posto, e il suo ticket lo segue automaticamente per email.
• Ticket salta completamente il passaggio di reclamo e invia per posta a ogni ospite selezionato il suo ticket QR subito. Questo è utile quando sai già esattamente chi sta partecipando e non hai bisogno che confermino per primo. È disponibile nei piani di livello superiore.

La scelta di Ticket aggiunge altre due scelte: se segnare questi ospiti come confermati o lasciare il loro stato RSVP attuale così com'è, e quali ospiti sono idonei in base al loro stato RSVP attuale (tutti tranne rifiutati, solo confermati, solo in sospeso, o rifiutati, con un avvertimento se scegli ospiti rifiutati intenzionalmente).

Email mancanti e altri avvertimenti

Due controlli vengono eseguiti su questo passaggio per aiutarti a inviare una lista pulita.

Email Mancanti. Se uno qualsiasi dei posti nella tua selezione non ha un indirizzo email salvato, un avvertimento ti dice quanti verranno saltati e ti collega direttamente a Apri Gestione Posti così puoi compilarli prima di inviare.

Verifica destinatari. Seleziona Verifica destinatari per scansionare la tua lista per i problemi prima che invii: indirizzi non validi, duplicati probabili, indirizzi che sembrano un errore di battitura di un provider comune (con una correzione con un clic), indirizzi di test o temporanei, e indirizzi di ruolo come info@ o admin@. Qualsiasi cosa contrassegnata può essere corretta in linea o esclusa solo da questo invio.

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1. 1Un indirizzo segnalato, con una correzione con un clic o l'opzione di escluderlo da questo invio.

Se hai già inviato a alcuni di questi ospiti prima, la procedura guidata chiede anche chi è questo invio: solo ospiti non invitati ancora, o tutti nella lista di nuovo, così non inviti accidentalmente due volte qualcuno per sbaglio.

Rivedi e invia

L'ultimo passaggio ricapitola tutto prima che qualcosa esca: quanti destinatari, quale modello, la riga dell'oggetto, e esattamente dove il pulsante nel tuo email punta.

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1. 1Il modello e la riga dell'oggetto che questo invio userà.
2. 2Dove porta davvero il pulsante nell'email.
3. 3L'invio è immediato e non può essere annullato, quindi controlla bene.

Se il tuo design non ha nulla che collega alla pagina RSVP o di reclamo dell'ospite, un avvertimento blocca l'invio finché non fissi il design o confermi di capire. Una volta che tutto funziona, seleziona Invia Inviti o Invia Ticket per procedere.

L'invio inizia subito, quindi sei libero di chiudere la pagina e continuare a lavorare. Gli invii più grandi possono essere distribuiti automaticamente attraverso alcuni lotti o giorni per proteggere la consegna, il passaggio di revisione ti dice se questo si applica prima di confermare. Vedi Limiti di invio email se stai pianificando un grande invio e vuoi sapere cosa significano i messaggi di limite.

Traccia ogni invio

Ogni invio che hai fatto, passato e in corso, vive sulla scheda Invii.

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1. 1Stato e tipo: Inviato, Programmato, Interrotto a metà, più un'etichetta per gli invii di ticket.
2. 2Una barra di avanzamento mostra quanti sono stati consegnati al provider di posta.
3. 3Visualizza ospiti espande l'esito per ogni destinatario di quell'invio.

Ogni voce mostra il suo status, quanti destinatari ha coperto, e una barra di avanzamento man mano che la consegna avviene. Una volta che i dati di consegna arrivano, vedrai anche quanti sono stati consegnati, rimbalzati, o denunciati. Se un invio si ferma mai a metà (per esempio, perché una scheda è stata chiusa a metà invio), si mostra come Interrotto a metà con un pulsante Riprendi, e riprendere non rinvia mai nulla che sia già uscito.

Gestisci i tuoi modelli

La scheda Gestisci Modelli è lo stesso editor dal passaggio di progettazione, ma come una casa dedicata per i tuoi modelli salvati al di fuori di un invio attivo.

Usa il menu a discesa in cima per passare tra Invito e Conferma, poi:

• Salva Modello per archiviare il tuo design attuale sotto un nome, così puoi distinguere i modelli se ne mantieni più di uno.
• Carica Modello per riportare un design salvato nell'editor.
• Elimina un modello salvato di cui non hai più bisogno, con una conferma per primo poiché non può essere annullato.

Cambiare un modello influisce solo sugli email che invii dopo il salvataggio. Tutto ciò che è già stato consegnato mantiene il design che aveva in quel momento.

Se qualcosa va storto

• Un ospite dice che non ha mai ricevuto nulla. Inizia con Un ospite non ha ricevuto l'email di invito: controlla lo spam per primo, poi conferma che l'indirizzo email salvato sul loro posto è corretto.
• Non sei sicuro di quanti puoi inviare. Vedi Limiti di invio email per quello che i messaggi di limite mensile, per-invio e giornaliero significano.
• Gli email continuano a rimbalzare o vengono segnati come spam. Vedi Consegnabilità: rimbalzi, cancellazioni e spam per come SeatPlanning gestisce gli indirizzi non validi e come mantenere la tua lista sana.
• Vuoi sapere cosa dice ogni email effettivamente. Vedi Email che i tuoi ospiti ricevono per gli email di invito, verifica e ticket che gli ospiti possono ricevere, e quando ognuno viene inviato.

Dove andare dopo

• Come scegliere la modalità RSVP per confrontare tutte e tre le modalità in profondità.
• Progetta i tuoi email di invito per l'insieme completo di opzioni di progettazione e segnaposti.
• Segui le risposte e filtra la tua lista di ospiti per vedere chi ha risposto dopo che invii.