Trebuie să folosesc intrarea cu cod QR, sau pot doar să urmăresc confirmările?

Intrarea cu cod QR este unul dintre cele trei moduri RSVP. Dacă vrei doar să știi cine vine, RSVP public sau Doar gestiune manuală funcționează fără nicio scanare la intrare. Alege modul potrivit pentru evenimentul tău la pasul 3.

Îmi mai pot edita planul de mese după ce am trimis invitațiile?

Da. Mutarea unui invitat la altă masă, adăugarea de mese sau schimbarea aspectului nu afectează invitațiile deja trimise. Biletul fiecărui invitat indică mereu locul lui actual.

Ce primește un invitat, mai exact, prin email?

Depinde de modul RSVP și de cum trimiți. Cu Bilet digital și intrare QR, un invitat primește fie o invitație cu un link pentru a-și revendica locul, iar biletul îi urmează imediat ce face asta, fie sari peste acest pas și îi trimiți biletul direct.

Am nevoie de o copie tipărită de rezervă la intrare?

E o idee bună. Pagina scanerului are o listă de invitați tipăribilă, pe care o poți descărca înainte de eveniment, pentru cazul în care un telefon sau conexiunea locației cedează în seara respectivă.

De la planul de mese la intrarea invitaților: ghidul complet

Un ghid care leagă fiecare pas: construiește-ți planul de mese, invită-ți invitații prin email și înregistrează-i la intrare cu coduri QR.

Acesta este întregul traseu, de la început până la sfârșit: aranjarea meselor în editor, adăugarea listei de invitați, proiectarea și trimiterea invitației, și înregistrarea invitaților cu un cod QR la intrare. Fiecare secțiune trimite către un articol mai detaliat dacă vrei mai multe informații despre un anumit pas.

1. Construiește-ți planul de mese

Totul începe în editor. Creează un plan, apoi trage mese, zone și text pe aspect, la fel cum ai aranja o încăpere reală.

Editorul planului de mese cu mese amplasate și bara de instrumente din stânga — Trage mese din bara de instrumente pe plan, apoi aranjează-le ca în încăperea reală.

Mesele rotunde, dreptunghiulare și rândurile de scaune funcționează toate la fel: amplasezi una, apoi stabilești câte locuri are nevoie. Vezi Bazele editorului pentru toate instrumentele, sau Creează primul tău plan de mese dacă pornești de la asistentul de configurare.

2. Adaugă-ți invitații

Cu mesele deja pe plan, adaugă persoanele care se vor așeza la ele. Introdu invitații unul câte unul, sau importă o listă întreagă dintr-un fișier de calcul tabelar.

Panoul de locuri care listează invitații grupați pe mese, cu nume, status RSVP și numărul de locuri — Fiecare loc pe care l-ai amplasat apare aici, indiferent dacă are deja un invitat sau nu.

Un loc nu are nevoie de un nume ca să existe. Amplasează mai întâi toate scaunele, apoi completează numele pe măsură ce oamenii confirmă, sau importă o listă completă de invitați și lasă SeatPlanning să îi așeze pentru tine. Vezi Adaugă invitați manual sau Importă invitați din Excel.

3. Alege cum răspund invitații

Deschide Invită invitați din meniul planului tău pentru a ajunge la Invite Hub. Primul pas este modul tău RSVP, aceeași setare folosită peste tot în plan:

Doar gestiune manuală: urmărești răspunsurile tu însuți, fără nicio pagină pentru invitați.
RSVP public: invitații își caută numele pe o pagină și își confirmă prezența.
Bilet digital și intrare QR: invitații își revendică locul prin email și primesc un bilet cu un cod QR pentru intrare.

Restul acestui ghid urmează Bilet digital și intrare QR, pentru că acoperă fiecare etapă, de la invitație până la intrare. Vezi Alegerea unui mod RSVP pentru a compara toate cele trei moduri în detaliu.

4. Proiectează emailul de invitație

Din Invite Hub, alegerea canalului email te duce la asistentul de email. Proiectează e-mailurile este locul unde stabilești subiectul, titlul, textul și butonul pe care va da clic invitatul tău. Previzualizarea live din dreapta se potrivește mereu exact cu ce se trimite efectiv.

Editorul emailului de invitație cu subiect, elementele emailului și o previzualizare live a emailului randat — Editează subiectul, elementele și culorile în stânga. Previzualizarea live din dreapta se actualizează pe măsură ce scrii.

Substituenți precum {{first_name}} și {{chart_name}} se completează automat pentru fiecare invitat. Dacă elimini din greșeală butonul de revendicare, SeatPlanning te avertizează și îți oferă opțiunea de a-l pune la loc, pentru că este singurul mod prin care un invitat ajunge la locul lui. Vezi Proiectează modele de email.

5. Trimite invitații, sau trimite bilete direct

Următorul pas este să alegi cine primește emailul. Ai două opțiuni pentru ce trimiți:

Invitații: invitații își revendică propriul loc, apoi primesc automat biletul.
Bilete: sari peste revendicare și trimiți biletul QR direct, util atunci când știi deja cine vine (de exemplu invitați pe care îi marchezi tu însuți ca fiind confirmați).

Selectorul de destinatari cu opțiunile Invitații și Bilete, filtre RSVP, și o previzualizare live a emailului cu biletul care menționează codul QR — Alegerea Bilete adaugă un filtru după statusul RSVP, ca să controlezi exact cine primește unul.

Invitații care au refuzat sunt excluși implicit, ca să nu trimiți din greșeală un bilet cuiva care a spus că nu poate veni. După trimitere, un ecran de rezultate listează pe cei săriți și motivul (de exemplu, o adresă de email lipsă), iar fila Sends păstrează un istoric din care poți retrimite mai târziu. Vezi Trimite invitații prin email.

6. Ce vede invitatul tău

Un invitat care primește o invitație dă clic pe linkul lui personal, confirmă câteva detalii și ajunge pe un ecran de confirmare cu biletul și codul QR atașate. Un invitat căruia i s-a trimis un bilet direct îl primește imediat, fără pasul de revendicare. În ambele cazuri, biletul este legat de locul lui: dacă îl muți ulterior la altă masă, codul QR existent tot funcționează.

7. Înregistrează invitații la intrare

În seara evenimentului, deschide pagina scanerului planului tău. Îndreaptă camera unui telefon spre codul QR al fiecărui invitat pentru un rezultat instant, verde sau roșu, sau caută după nume dacă un cod nu se scanează.

Pagina scanerului cu butoanele Pornește scanerul și Înregistrează manual, cu numărul de bilete emise, intrați și în așteptare — Pagina scanerului urmărește în timp real biletele emise, invitații intrați și cine mai este în așteptare.

Dacă nu tu ții telefonul la intrare, poți da unui membru al echipei un link de scaner care funcționează fără cont propriu, sau poți descărca o listă de invitați tipăribilă ca rezervă. Vezi Scanerul de la intrare și înregistrarea live.

Continuă de aici

Creează primul tău plan de mese pentru asistentul de creare în detaliu.
Invite Hub, pas cu pas pentru fluxul ghidat de invitații pe care îl rezumă acest ghid.
Activează intrarea QR dacă vrei să activezi biletele pentru un plan care folosește deja alt mod RSVP.
Scanerul de la intrare și înregistrarea live pentru tot ce este disponibil la intrare, inclusiv link-uri de scaner pentru echipă și lista de invitați tipăribilă.

Ți-a fost de folos?