Muss ich den QR-Einlass nutzen, oder reicht es, Zusagen zu verfolgen?

Der QR-Einlass ist einer von drei RSVP-Modi. Willst du nur wissen, wer kommt, funktionieren Öffentliches RSVP oder Nur manuelle Verwaltung auch ohne Scannen am Eingang. Wähle in Schritt 3 den Modus, der zu deiner Veranstaltung passt.

Kann ich meinen Sitzplan noch ändern, nachdem ich Einladungen verschickt habe?

Ja. Einen Gast an einen anderen Tisch zu verschieben, Tische hinzuzufügen oder das Layout zu ändern, wirkt sich nicht auf bereits verschickte Einladungen aus. Das Ticket jedes Gastes zeigt immer auf seinen aktuellen Platz.

Was bekommt ein Gast tatsächlich per E-Mail?

Das hängt vom RSVP-Modus und der Versandart ab. Bei Digitales Ticket & QR-Einlass erhält ein Gast entweder eine Einladung mit einem Link, um seinen Platz zu beanspruchen, wobei das Ticket folgt, sobald er das tut, oder du überspringst diesen Schritt und schickst ihm sein Ticket direkt.

Brauche ich eine gedruckte Sicherung am Eingang?

Das ist eine gute Idee. Die Scanner-Seite bietet eine druckbare Gästeliste zum Herunterladen vor der Veranstaltung, falls ein Handy oder die Internetverbindung der Location in der Nacht ausfällt.

Vom Sitzplan bis zum Einlass: die komplette Anleitung

Eine Anleitung, die alles verbindet: Sitzplan erstellen, Gäste per E-Mail einladen und sie am Eingang mit QR-Codes einchecken.

Das ist der gesamte Weg, von Anfang bis Ende: Tische im Editor anordnen, deine Gästeliste hinzufügen, deine Einladung gestalten und versenden, und Gäste am Eingang mit einem QR-Code einchecken. Jeder Abschnitt verlinkt zu einem ausführlicheren Artikel, falls du zu einem Schritt mehr Details willst.

1. Erstelle deinen Sitzplan

Alles beginnt im Editor. Erstelle einen Sitzplan und ziehe dann Tische, Flächen und Text auf das Layout, so wie du auch einen echten Raum einrichten würdest.

Der Sitzplan-Editor mit platzierten Tischen und der linken Werkzeugleiste — Ziehe Tische aus der Werkzeugleiste auf das Layout und ordne sie wie im echten Raum an.

Runde Tische, rechteckige Tische und Sitzreihen funktionieren alle gleich: platziere einen, dann legst du fest, wie viele Plätze er braucht. Alle Werkzeuge findest du unter Grundlagen des Editors, oder starte beim Einrichtungsassistenten mit Erstelle deinen ersten Sitzplan.

2. Füge deine Gäste hinzu

Mit Tischen im Editor fügst du als Nächstes die Personen hinzu, die darauf sitzen. Tippe Gäste einzeln ein, oder importiere eine ganze Liste aus einer Tabelle.

Das Sitzplätze-Panel mit Gästen gruppiert nach Tisch, mit Namen, RSVP-Status und Platzanzahl — Jeder Platz, den du angelegt hast, erscheint hier, ob er schon einen Gast hat oder nicht.

Ein Platz braucht keinen Namen, um zu existieren. Lege zuerst alle Stühle an und trage die Namen ein, sobald Gäste zusagen, oder importiere eine vollständige Gästeliste und lass SeatPlanning die Gäste für dich platzieren. Siehe Gäste manuell hinzufügen oder Gäste aus Excel importieren.

3. Wähle, wie Gäste antworten

Öffne Gäste einladen im Menü deines Sitzplans, um zum Invite Hub zu gelangen. Der erste Schritt ist dein RSVP-Modus, dieselbe Einstellung, die überall sonst im Sitzplan verwendet wird:

Nur manuelle Verwaltung: du verfolgst Antworten selbst, ohne eine Seite für Gäste.
Öffentliches RSVP: Gäste suchen ihren Namen auf einer Seite und bestätigen die Teilnahme.
Digitales Ticket & QR-Einlass: Gäste beanspruchen ihren Platz per E-Mail und erhalten ein Ticket mit QR-Code für den Eingang.

Der Rest dieser Anleitung folgt Digitales Ticket & QR-Einlass, da er jede Phase von der Einladung bis zum Einlass abdeckt. Einen Vergleich aller drei Modi findest du unter RSVP-Modus wählen.

4. Gestalte deine Einladungs-E-Mail

Vom Invite Hub aus gelangst du über den E-Mail-Kanal zum E-Mail-Assistenten. Unter E-Mails gestalten legst du Betreffzeile, Überschrift, Text und den Button fest, den dein Gast anklickt. Die Live-Vorschau rechts zeigt immer genau das, was tatsächlich verschickt wird.

Der Einladungs-E-Mail-Editor mit Betreffzeile, E-Mail-Elementen und einer Live-Vorschau der gerenderten E-Mail — Bearbeite links Betreff, Elemente und Farben. Die Live-Vorschau rechts aktualisiert sich, während du tippst.

Platzhalter wie {{first_name}} und {{chart_name}} füllen sich automatisch für jeden Gast. Entfernst du den Beanspruchen-Button versehentlich, warnt dich SeatPlanning und bietet an, ihn wiederherzustellen, denn er ist der einzige Weg für einen Gast, seinen Platz zu erreichen. Siehe E-Mail-Vorlagen gestalten.

5. Versende Einladungen, oder verschicke Tickets direkt

Im nächsten Schritt wählst du, wer die E-Mail erhält. Du hast zwei Optionen, was du verschicken willst:

Einladungen: Gäste beanspruchen ihren eigenen Platz und erhalten danach automatisch ihr Ticket.
Tickets: überspringe das Beanspruchen und verschicke das QR-Ticket direkt, nützlich, wenn du schon weißt, wer kommt (zum Beispiel Gäste, die du selbst als bestätigt markierst).

Die Empfängerauswahl mit den Optionen Einladungen und Tickets, RSVP-Filtern und einer Live-Vorschau der Ticket-E-Mail mit Hinweis auf den QR-Code — Wählst du Tickets, kommt ein Filter für den RSVP-Status dazu, sodass du genau bestimmst, wer eines erhält.

Abgesagte Gäste sind standardmäßig ausgeschlossen, sodass du niemandem aus Versehen ein Ticket schickst, der bereits abgesagt hat. Nach dem Versand listet ein Ergebnisbildschirm alle, die übersprungen wurden und warum (zum Beispiel eine fehlende E-Mail-Adresse), und der Tab Sends behält einen Verlauf, aus dem du später erneut versenden kannst. Siehe E-Mail-Einladungen versenden.

6. Was dein Gast sieht

Ein Gast, der eine Einladung erhält, klickt auf seinen persönlichen Link, bestätigt ein paar Angaben und landet auf einem Bestätigungsbildschirm mit seinem Ticket und QR-Code. Ein Gast, dem direkt ein Ticket geschickt wurde, erhält dieses sofort, ohne Beanspruchen-Schritt. In beiden Fällen ist das Ticket an seinen Platz gebunden: verschiebst du ihn danach an einen anderen Tisch, funktioniert sein bestehender QR-Code weiterhin.

7. Checke Gäste am Eingang ein

Am Abend öffnest du die Scanner-Seite deines Sitzplans. Halte die Handykamera auf den QR-Code jedes Gastes für ein sofortiges grünes oder rotes Ergebnis, oder suche nach Namen, wenn ein Code nicht scannt.

Die Scanner-Seite mit den Schaltflächen Scanner starten und Manuell einchecken, sowie Zählern für ausgestellte, eingecheckte und ausstehende Tickets — Die Scanner-Seite zeigt in Echtzeit ausgestellte Tickets, eingecheckte Gäste und wer noch aussteht.

Bist du nicht selbst mit dem Handy am Eingang, kannst du einer Person aus deinem Team einen Scanner-Link geben, der ohne eigenes Konto funktioniert, oder eine druckbare Gästeliste als Sicherung herunterladen. Siehe Der Scanner am Eingang und Live-Einlass.

So geht es weiter

Erstelle deinen ersten Sitzplan für den Einrichtungsassistenten im Detail.
Der Invite Hub, Schritt für Schritt für den geführten Einladungsablauf, den diese Anleitung zusammenfasst.
QR-Einlass aktivieren, wenn du das Ticketing für einen Sitzplan aktivieren willst, der bereits einen anderen RSVP-Modus nutzt.
Der Scanner am Eingang und Live-Einlass für alles, was beim Einlass zur Verfügung steht, einschließlich Scanner-Links fürs Team und der druckbaren Gästeliste.

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